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Cómo verificar el historial de renta de un solicitante: guía para arrendadores

Qué muestra un informe de verificación, qué tiene que confirmar usted mismo, qué preguntar a los arrendadores anteriores y cómo detectar una referencia falsa.

¿Qué es el historial de renta y por qué importa?

El historial de renta (también llamado historial de alquiler) es el registro de cómo se comportó una persona como inquilino: dónde vivió, cuánto tiempo, cuánto pagaba, si pagó a tiempo, si respetó el contrato, en qué estado entregó la vivienda y si algún arrendador la llevó a la corte.

Es la única parte de la selección que muestra conducta como inquilino. El informe de crédito le dice cómo maneja sus deudas; los ingresos le dicen si puede pagar la renta. El historial de renta le dice cómo trató a la última persona que le entregó las llaves.

El problema es que ese historial casi nunca está reunido en un solo lugar. La Oficina para la Protección Financiera del Consumidor (CFPB) estimó en 2022 que solo entre el 1.7% y el 2.3% de los adultos que rentan tienen pagos de renta registrados en su archivo de crédito. Por eso un informe de crédito limpio no prueba que la persona pagó la renta a tiempo: en la mayoría de los casos, simplemente no lo sabe.

En la práctica, verificar el historial de renta tiene dos mitades que se complementan:

• Los registros: lo que llegó a una corte (demandas de desalojo, sentencias, disputas entre arrendador e inquilino) y los domicilios asociados al solicitante. Eso lo encuentra un informe de verificación.
• Las personas: lo que nunca llegó a la corte, que es la mayoría de los problemas: pagos atrasados, avisos, daños, quejas de vecinos o una salida pactada. Eso solo lo averigua usted, hablando con los arrendadores anteriores.

¿Qué muestra un informe de verificación y qué tiene que verificar usted?

Esta es la distinción más importante de toda la guía, y la que más se confunde en internet. Un informe de verificación de inquilinos reúne registros. No llama a nadie ni recoge opiniones de arrendadores. Esta tabla separa las dos cosas:

¿Necesita el permiso del solicitante para verificar su historial de renta?

Depende de qué esté haciendo:

• Para obtener un informe de verificación (un “informe del consumidor”), la Ley de Informe Justo de Crédito (FCRA) exige un propósito permitido. Una solicitud de vivienda que el propio solicitante inicia es una transacción comercial iniciada por el consumidor (15 U.S.C. § 1681b(a)(3)(F)(i)). La Comisión Federal de Comercio (FTC) lo explica así: los arrendadores pueden obtener informes sobre quienes solicitan rentar o renovar un contrato, y pueden obtener además un permiso por escrito para demostrar que tienen un propósito permitido.
• Para llamar a un arrendador anterior, ninguna ley federal le exige un formulario especial, pero muchos administradores no dan información sin una autorización firmada por el inquilino. Incluirla en su solicitud le ahorra días de espera.

Se repite en internet que “la FCRA exige consentimiento por escrito para ver el historial de renta”. La norma de autorización por escrito de la FCRA está escrita para los informes con fines de empleo (§ 1681b(b)(2)). Para la vivienda, lo que importa es el propósito permitido. Aun así, incluya una línea de autorización firmada en la solicitud: para un informe que incluye crédito se requiere la autorización firmada del solicitante, y muchos arrendadores anteriores no responden sin ella. Lo explicamos en detalle en ¿Puede verificar a un solicitante sin su permiso? y en nuestra solicitud de renta para arrendadores.

Paso a paso: cómo verificar el historial de renta de un solicitante

1. Escriba sus criterios antes de anunciar la vivienda. Decida qué revisará (por ejemplo, desalojos con sentencia en los últimos años, pagos atrasados repetidos, deudas con un arrendador anterior) y qué consecuencia tiene cada hallazgo. Aplique esos criterios a todos por igual.
2. Pida los datos en la solicitud. Domicilios de los últimos años con fechas de entrada y salida, renta mensual que pagaba, nombre y datos de contacto de cada arrendador o administrador, motivo de la mudanza y una autorización firmada para contactar a los arrendadores. Es común pedir entre dos y cinco años; lo importante es pedir lo mismo a todos.
3. Revise la solicitud completa. Busque huecos de tiempo, domicilios incompletos, arrendadores sin datos de contacto o un “arrendador” con el mismo apellido que el solicitante.
4. Obtenga el informe de verificación. Revise los registros de desalojos y disputas entre arrendador e inquilino, y el historial de domicilios.
5. Cruce los domicilios. Compare los domicilios del informe con los de la solicitud. Un domicilio que aparece en el informe pero no en la solicitud es una pregunta que debe hacer.
6. Confirme que cada referencia es un arrendador real. Antes de llamar, busque quién es el dueño de la propiedad en los registros del condado.
7. Llame al arrendador anterior (y confirme el actual). Use el mismo guion con todos y tome notas con fecha.
8. Pida documentos si algo no cuadra o si nadie contesta: contratos anteriores, recibos o estados de cuenta con los pagos de renta.
9. Decida con sus criterios escritos y documente la razón. Si el informe influyó en una decisión desfavorable, envíe el aviso de acción adversa.

Si quiere una solicitud lista con la sección de historial de renta y la autorización, use nuestra solicitud de renta gratuita para arrendadores. Para el proceso completo de selección, vea la Guía para arrendadores.

¿Cómo cruzar el historial de domicilios del solicitante?

El historial de domicilios de un informe de verificación sale de registros asociados a la persona (crédito, registros públicos y otras fuentes). No es perfecto, pero es una lista independiente de lo que el solicitante escribió. Al compararlas, fíjese en tres cosas:

• Domicilios que faltan en la solicitud. Omitir un domicilio es la forma más sencilla de esconder una mala experiencia con un arrendador. Pregunte por qué no lo incluyó y revise si hay registros de desalojo ligados a esa dirección.
• Huecos de tiempo. Varios meses sin domicilio pueden tener una explicación normal (vivió con familia, estuvo fuera del país, se mudó por trabajo). Pregunte con naturalidad y anote la respuesta.
• Mudanzas frecuentes. Varias mudanzas en poco tiempo merecen una pregunta, no un rechazo automático. Un traslado de trabajo o un cambio de familia no son lo mismo que salidas forzadas.

Compare también los miembros del hogar que muestra el informe con los ocupantes que declara la solicitud. Una diferencia no prueba nada por sí sola (familiares que usaron la misma dirección, por ejemplo), pero es otra pregunta que conviene hacer antes de firmar.

¿Qué preguntas hacer a un arrendador anterior?

Llame; no se limite a un correo electrónico. En una conversación se notan las pausas, el tono y las respuestas evasivas. Preséntese, diga que el solicitante lo autorizó a llamar y haga las mismas preguntas, en el mismo orden, para todos los solicitantes:

¿Qué preguntas no debe hacer nunca?

La Ley de Vivienda Justa prohíbe hacer declaraciones, en relación con la renta de una vivienda, que indiquen una preferencia, limitación o discriminación por raza, color, religión, sexo, discapacidad, estado familiar u origen nacional (42 U.S.C. § 3604(c)). En la llamada, no pregunte por la nacionalidad o el estatus migratorio, la religión, si tiene hijos o planea tenerlos, su estado de salud o si tiene una discapacidad. Muchos estados y ciudades protegen además otras características, como la fuente de ingresos. Mantenga cada pregunta ligada a la conducta como inquilino.

¿A quién llamar: al arrendador actual o al anterior?

A los dos, pero dé más peso al anterior. Un arrendador actual que tiene un problema con el inquilino puede dar una referencia excelente solo para que se vaya. El arrendador anterior ya no tiene nada que ganar y suele ser más franco. Use la llamada al actual para confirmar que la persona vive allí y cuánto paga; use la del anterior para la opinión de fondo.

¿Cómo interpretar las respuestas?

Una referencia muy buena suena segura y concreta: “sí, le volvería a rentar sin dudarlo”. Un “estuvo bien” seco, una pausa larga o un “solo puedo confirmar las fechas” pueden ser una forma prudente de no decir algo negativo. No lo trate como prueba de nada, pero tampoco como algo neutral: pida documentos o busque otra referencia. Anote cada respuesta con la fecha, el nombre de la persona y el número al que llamó.

¿Cómo saber si la referencia es un arrendador real?

La forma más común de engañar a un arrendador es poner como “arrendador anterior” a un amigo o a un familiar que da una referencia perfecta. Todas las preguntas anteriores no sirven si la persona que contesta nunca fue arrendador. Antes de llamar:

• Busque la dirección en los registros de propiedad del condado (la oficina del tasador o del registrador del condado; muchos tienen búsqueda en línea gratuita). El nombre del dueño debe coincidir con la persona a la que va a llamar o con la empresa que ella dice representar.
• Si el dueño es una empresa, busque su nombre en el registro de empresas de la Secretaría de Estado de ese estado para ver quién la representa.
• Busque el número de teléfono por su cuenta. Un número de una administradora de propiedades es tranquilizador; un celular personal como único contacto no es una prueba de nada, pero merece más verificación.
• Confirme que la vivienda existe y que es un lugar que se renta (anuncios antiguos, imágenes de la calle, tipo de edificio).
• Haga preguntas que solo el dueño real puede contestar con precisión: la renta exacta, el mes de entrada, el tipo de unidad o quién paga los servicios.

Para verificar que el propio solicitante es quien dice ser, vea nuestra guía cómo verificar la identidad del inquilino. Y si quiere profundizar en este engaño, lea cómo detectar referencias falsas de arrendadores (en inglés).

¿Qué hacer si el arrendador no contesta o solo confirma fechas?

Es muy común. Muchas administradoras grandes solo confirman fechas y renta por política interna, o piden la autorización firmada del inquilino antes de responder. Otras exigen un formulario propio por correo electrónico. Antes de decidir, puede:

• Enviar la autorización firmada y preguntar por el canal que usa la administradora para verificaciones.
• Llamar en otro horario o pedir hablar con el encargado del edificio.
• Pedir al solicitante documentos de ese periodo: el contrato de arrendamiento, recibos de renta, estados de cuenta bancarios, cheques cobrados o el historial de pagos de una aplicación de pago o del portal del administrador donde se vea el pago mensual.
• Pedir una carta del administrador anterior que confirme fechas, renta y saldo pendiente.
• Usar un formulario de verificación del arrendador anterior, como nuestro formulario de referencia del arrendador anterior (en inglés).

Aplique la misma regla a todos: si con un solicitante acepta documentos cuando el arrendador no contesta, acéptelos con todos.

El propio solicitante también puede pedir copia de su historial a empresas que reúnen datos de renta. Experian, por ejemplo, permite a los consumidores pedir su informe RentBureau y menciona a LexisNexis y CoreLogic como otras empresas importantes de informes de historial de inquilinos. Si la persona encuentra un error, puede disputarlo con esa empresa.

¿Cómo leer los registros de desalojo?

Un registro de desalojo es la parte objetiva del historial de renta, pero no todos los registros significan lo mismo:

Tres reglas legales cambian qué puede ver y usar:

• Límite federal de siete años. Una agencia de informes de los consumidores no puede incluir demandas civiles y fallos civiles de más de siete años desde su registro, o hasta que venza el plazo de prescripción aplicable, lo que sea más largo (15 U.S.C. § 1681c(a)(2)).
• California. Los expedientes de desalojo (unlawful detainer) no son públicos al principio. El secretario de la corte da acceso a cualquier persona solo en ciertos casos, por ejemplo si el arrendador obtiene sentencia contra todos los demandados dentro de los 60 días de presentada la demanda (Código de Procedimiento Civil de California, § 1161.2). Por eso muchos casos de California no aparecen en ningún informe.
• Nueva York. Un arrendador no puede negarse a rentar porque el solicitante estuvo involucrado en un caso pasado o pendiente entre arrendador e inquilino. Si usted pidió información a una agencia de verificación o revisó expedientes de la corte y luego se negó a rentar, la ley presume que violó la norma, aunque esa presunción se puede rebatir (Ley de Bienes Raíces de Nueva York § 227-f).

Otras ciudades y estados también limitan el uso de registros de desalojo, por ejemplo de casos desestimados o antiguos. Revise nuestras leyes de verificación de inquilinos y confirme la regla vigente donde está la propiedad.

Un desalojo cuesta caro, y por eso vale la pena verificar bien. Vea cuánto puede costar en nuestra guía cuánto cuesta un desalojo.

¿Qué hacer con solicitantes sin historial de renta o con historial en otro país?

No tener historial de renta no es una señal de alerta: todos rentan una primera vez. Tampoco lo es haber rentado fuera de Estados Unidos. Son casos frecuentes: jóvenes que se independizan, personas que vivían con su familia, quienes vendieron su casa o personas recién llegadas al país.

Cuando no hay un arrendador en Estados Unidos a quien llamar, pese más las otras pruebas y aplíquelas igual a todos:

• Ingresos verificados por usted. Talones de pago, cartas de empleo, estados de cuenta o cartas de beneficios. Vea nuestra guía de comprobante de ingresos.
• El informe de crédito, aunque sea delgado, y cómo paga otras obligaciones mensuales, como servicios públicos o el teléfono.
• Documentos de una renta anterior en otro país (contrato, recibos), si los tiene. Evalúelos con el mismo criterio que usaría con un documento de aquí.
• Un fiador o un depósito dentro del límite legal de su estado, si su política lo prevé para todos los casos iguales.

Lo que no debe hacer es tratar distinto a una persona por su acento, su idioma o el país donde vivió antes. El origen nacional es una característica protegida por la ley federal. Si su criterio es “dos años de historial de renta verificable”, decida por escrito qué pruebas acepta como verificables y aplíquelo a todos.

Señales de alerta y señales positivas en un historial de renta

Una señal de alerta aislada es una razón para preguntar, no necesariamente para rechazar. Varias juntas suelen ser la respuesta.

¿Cómo tomar y documentar la decisión?

• Decida con los criterios que escribió antes y aplíquelos igual a todos. Si hace una excepción con un solicitante, hágala con todos los que estén en el mismo caso.
• Guarde sus notas: qué preguntó, a quién, cuándo y qué le contestaron. Son su prueba de que trató a todos igual.
• Si el informe influyó en una decisión desfavorable (un rechazo, exigir un fiador, un depósito mayor o una renta más alta), la Ley de Informe Justo de Crédito (FCRA) le exige enviar un aviso de acción adversa con el nombre, la dirección y el teléfono de la agencia que dio el informe, una declaración de que la agencia no tomó la decisión y el derecho del solicitante a una copia gratuita y a disputar errores (15 U.S.C. § 1681m(a)). Use nuestra carta de acción adversa gratuita.
• Deseche con seguridad el informe y la información que sacó de él cuando ya no lo necesite, por ejemplo triturando el papel y borrando los archivos de forma que no se puedan reconstruir, como indica la FTC.

¿Qué incluye nuestro informe?

Nuestra verificación de inquilinos completa le da la mitad “de registros” del historial de renta y el resto de la selección en un solo informe. Cada informe lo revisa un investigador antes de la entrega, y los resultados llegan el mismo día.

• Registros públicos: desalojos y disputas entre arrendador e inquilino, bancarrotas, fallos civiles y gravámenes (gravámenes fiscales federales y estatales y gravámenes por sentencia).
• Historial de domicilios y miembros del hogar.
• Verificación del número de Seguro Social, incluida la comparación con el registro de personas fallecidas.
• Informe de crédito con puntaje FICO (datos de TransUnion, Experian y Equifax), con una consulta suave (no baja el puntaje del solicitante).
• Antecedentes penales y registro de delincuentes sexuales.
• Historial de empleo cuando está disponible (no aparece en todos los informes).
• Propiedad de bienes raíces, registros del DMV y vínculos con empresas o LLC.
• Parientes y asociados conocidos.
• Búsqueda en la lista de sanciones de la OFAC.

Lo que el informe no incluye: nuestro informe no incluye referencias de arrendadores, verificación de ingresos ni un historial de renta verificado con arrendadores anteriores. Esas verificaciones las hace usted, con los pasos de esta guía.

Fuentes

• Comisión Federal de Comercio (FTC), Using Consumer Reports: What Landlords Need to Know (propósito permitido, aviso de acción adversa y eliminación segura de los informes).
• 15 U.S.C. § 1681b, § 1681c y § 1681m, en el sitio del Instituto de Información Legal de la Universidad Cornell.
• 42 U.S.C. § 3604(c), Ley de Vivienda Justa.
• Oficina para la Protección Financiera del Consumidor (CFPB), Tenant Background Checks Market Report, noviembre de 2022.
• Legislatura de California, Código de Procedimiento Civil § 1161.2.
• Senado del Estado de Nueva York, Ley de Bienes Raíces § 227-f.
• Experian, RentBureau: cómo revisar su historial de renta.

Esta guía ofrece información general para arrendadores y no es asesoría legal. Las leyes federales, estatales y locales sobre la selección de inquilinos y el uso de registros de desalojo cambian; consulte con un abogado de su estado antes de aplicar una política de selección.