Estos formularios ya están disponibles en español.

¿Qué formularios para arrendadores necesita de verdad, y cuándo?

La mayoría de los arrendadores necesita alrededor de una docena de formularios, y llegan en momentos previsibles del arrendamiento, no todos a la vez. La forma útil de pensar en una biblioteca de formularios es cronológica, no alfabética: cada etapa del arrendamiento crea algo específico que usted podría tener que probar después, y cada formulario existe para probarlo. Si puede presentar un documento firmado y con fecha para cada etapa de abajo, la mayoría de las disputas de rutina terminan antes de empezar.

Etapa del arrendamiento	Lo que podría tener que probar después	Dónde están los formularios
Publicidad y solicitud	Que a cada solicitante se le hicieron las mismas preguntas y se le evaluó con los mismos criterios escritos	Formularios de verificación de inquilinos (en inglés)
Verificación y decisión	Que usted tenía permiso por escrito para obtener un informe, y que dio el aviso correcto si rechazó al solicitante	Autorización para la verificación de antecedentes (en inglés), autorización de verificación (en inglés), carta de acción adversa (en inglés)
Firma del contrato y divulgaciones	Lo que ambas partes acordaron, y que cada divulgación que exige su estado se entregó antes de que el inquilino quedara obligado	Contratos de arrendamiento por estado (en inglés), anexos (en inglés), acuerdo de mascotas (en inglés), acuerdo entre compañeros de vivienda (en inglés)
Entrada a la vivienda	El estado de la unidad el primer día, por escrito y firmado por el inquilino	Informe del estado de la vivienda al entrar (en inglés)
Durante el arrendamiento	Que se recibió la renta, que se pidieron y se atendieron las reparaciones, y que las infracciones se señalaron por escrito	Recibo de renta (en inglés), solicitud de mantenimiento (en inglés), aviso de infracción del contrato (en inglés)
Falta de pago o incumplimiento	Que el aviso que exige la ley era correcto en su contenido y en sus plazos antes de presentar cualquier demanda	Aviso para pagar o desocupar (en inglés), más sus bibliotecas nacional (en inglés) y estatales
Fin del arrendamiento	Que el aviso de terminación se dio con el plazo correcto y se entregó de la forma que permite su estado	Aviso de 30 días para desocupar (en inglés)
Salida y depósito	Que las deducciones se detallaron y el depósito se liquidó dentro del plazo de su estado	Detalle de deducciones del depósito de seguridad (en inglés)

¿Qué formularios para arrendadores exige la ley?

Solo una divulgación del arrendador la exige la ley federal en todos los estados: la divulgación sobre pintura con plomo para viviendas construidas antes de 1978. Todo lo demás que los arrendadores suelen llamar “obligatorio” lo exige un estado o una ciudad, y por eso el mismo documento se ve distinto de una jurisdicción a otra.

La regla federal está en 42 U.S.C. § 4852d y se aplica mediante 24 CFR parte 35, subparte A. Aplica a la “vivienda objetivo” (target housing), definida como la vivienda construida antes de 1978, salvo una vivienda sin dormitorios y salvo la vivienda para personas mayores o para personas con discapacidades, a menos que un niño menor de seis años viva o se espere que viva allí. Antes de que el inquilino quede obligado por el contrato, el arrendador de una vivienda objetivo debe entregarle al inquilino un folleto informativo sobre los peligros del plomo aprobado por la EPA, divulgar cualquier pintura con plomo o peligro de pintura con plomo que conozca, entregar cualquier registro o informe relacionado que tenga disponible, y adjuntar al contrato mismo una divulgación firmada que contenga la Advertencia sobre el plomo (Lead Warning Statement). El arrendador y cualquier agente deben conservar ese anexo completado por lo menos tres años desde el inicio del periodo de arrendamiento.

Dos detalles se explican mal con frecuencia. La oportunidad de diez días para hacer una evaluación de riesgos o una inspección es un derecho del comprador, no algo que el arrendador le deba a un posible inquilino. Y la regla excluye varias transacciones, entre ellas los arrendamientos cortos de 100 días o menos que no se pueden renovar ni extender, las renovaciones en las que el arrendador ya divulgó todo lo exigido y no ha surgido nada nuevo, y la vivienda certificada como libre de pintura con plomo.

Fuera de la pintura con plomo, los requisitos varían. Muchos estados exigen la divulgación por escrito de asuntos como el moho, el historial de chinches, el radón, las inundaciones o la identidad del dueño o del administrador, y muchas ciudades agregan los suyos. Algunos exigen un recibo específico del depósito o una inspección de entrada por escrito. Las bibliotecas estatales de arriba se organizan justamente en torno a esas diferencias.

¿Por qué un formulario para arrendadores tiene que ser específico de cada estado?

Una plantilla genérica puede anular un aviso que de otro modo sería válido, porque el plazo del aviso y su contenido obligatorio los fija la ley estatal, no el documento. Tres ejemplos lo muestran. Una exigencia de renta sin pagar corre por un número de días distinto en distintos estados, y algunos estados exigen un detalle preciso de lo que se debe. Un aviso de intención de entrar a la vivienda lleva un plazo mínimo distinto y una definición distinta de los motivos permitidos de un estado a otro. Un aviso de terminación puede exigir un plazo distinto según la duración del arrendamiento, según si la propiedad tiene renta regulada y según si aplica localmente una norma de causa justa.

La entrega es la segunda mitad del problema, y la que más se omite. Si usted puede fijar el aviso y enviarlo por correo, si se exige la entrega en persona y si el envío por correo agrega días al plazo son reglas estatales. Un aviso entregado de la forma equivocada fracasa tanto como uno en blanco. Si lo que quiere es revisar una regla en lugar de descargar un formulario, empiece por las guías por estado, como las leyes del aviso de desalojo por estado y las leyes de habitabilidad por estado (en inglés).

Formularios para arrendadores por estado

Como los plazos de los avisos y su contenido obligatorio los fija la ley estatal y no el documento, el formulario que usted necesita es el que está escrito para su jurisdicción. Cada enlace de abajo abre el conjunto completo de ese estado (en inglés) — contratos de arrendamiento, avisos para pagar o desocupar, avisos de entrada, detalles de deducciones del depósito y divulgaciones — con la ley que cada uno está hecho para cumplir.

• Formularios para arrendadores de Alabama (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Alaska (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Arizona (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Arkansas (en inglés)
• Formularios para arrendadores de California (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Colorado (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Connecticut (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Delaware (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Florida (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Georgia (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Hawái (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Idaho (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Illinois (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Indiana (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Iowa (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Kansas (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Kentucky (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Luisiana (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Maine (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Maryland (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Massachusetts (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Michigan (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Minnesota (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Misisipi (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Misuri (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Montana (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Nebraska (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Nevada (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Nuevo Hampshire (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Nueva Jersey (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Nuevo México (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Nueva York (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Carolina del Norte (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Dakota del Norte (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Ohio (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Oklahoma (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Oregón (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Pensilvania (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Rhode Island (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Carolina del Sur (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Dakota del Sur (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Tennessee (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Texas (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Utah (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Vermont (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Virginia (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Washington (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Washington D.C. (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Virginia Occidental (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Wisconsin (en inglés)
• Formularios para arrendadores de Wyoming (en inglés)

¿Cómo se lleva un archivo de formularios que resista una disputa?

Un formulario solo ayuda si usted puede presentarlo después en el estado en que se firmó. Cuatro hábitos hacen la mayor parte del trabajo:

• Firme y ponga fecha a todo, incluso a los documentos aburridos. Un informe del estado de la vivienda al entrar sin firmar es la opinión del arrendador; uno firmado es un registro acordado.
• Anote cómo se entregó cada aviso. Anote la fecha, el método y quién lo entregó, y guarde el recibo del envío por correo o la foto de la copia fijada. La entrega es el hecho que más se disputa y el que menos se documenta.
• Tome fotos de la unidad al entrar y al salir, y adjúntelas al informe del estado de la vivienda. Las fotos con fecha son lo que convierte una deducción del depósito en una deducción defendible.
• Guarde todo el expediente durante el arrendamiento y después. Los plazos de conservación varían según el documento y el estado, así que guarde de más en lugar de menos. La divulgación federal sobre el plomo tiene su propio mínimo de tres años, descrito arriba.

Preguntas comunes sobre el uso de estos formularios

¿Puede un formulario anular algo de la ley estatal?

No. Una cláusula del contrato que contradice una ley por lo general no se puede hacer cumplir en ese punto, y firmarla no la vuelve válida. Llenar una plantilla no renuncia a una protección del inquilino, y no crea un derecho que la ley no le da a usted.

¿Estos formularios son asesoría legal?

No. Una plantilla es un documento de partida, no un consejo sobre su situación. No puede decirle si una ordenanza local cambia el plazo del aviso en su cuadra, y no puede decidir si los hechos de su caso respaldan el aviso que está por entregar.

¿Necesito un contrato nuevo cada año, o basta con una renovación?

Cualquiera de los dos puede servir, y la elección depende de lo que usted quiera cambiar. Un anexo de renovación o de extensión sirve cuando las condiciones siguen iguales salvo las fechas y la renta; un contrato nuevo es más limpio cuando cambian varias condiciones. Los cambios de renta son una categoría aparte, con sus propias reglas de aviso según el estado.

¿Qué formulario falta con más frecuencia cuando un arrendador pierde una disputa por el depósito?

El informe del estado de la vivienda al entrar, firmado. Sin un punto de partida con fecha y aceptado por el inquilino, el desgaste normal y el daño real se ven idénticos un año después, y el detalle de deducciones que usted envía al salir no tiene en qué apoyarse.