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Cómo verificar a varios solicitantes, compañeros de cuarto y cotitulares

Guía para arrendadores en Estados Unidos: quién debe presentar solicitud, cómo sumar ingresos, qué hacer si uno no cumple, cuántas personas pueden vivir en la vivienda y qué exige la ley federal.

¿Quién debe presentar solicitud cuando rentan varias personas?

La regla práctica es sencilla: cada adulto que vivirá en la vivienda presenta su propia solicitud, y cada uno se verifica por separado. Un grupo de compañeros de cuarto no es un solo solicitante: son varias personas, cada una con su crédito, sus antecedentes, sus ingresos y su historial de renta.

Hay buenas razones para verificar a todos:

• Todos van a vivir allí. Un solo integrante con un historial de desalojos o de daños a la propiedad afecta a toda la vivienda.
• Todos deben firmar. Si una persona adulta vive en la vivienda sin firmar el contrato, usted tiene menos formas de exigirle que cumpla las reglas.
• Evita tratos distintos. Si verifica a unos compañeros y a otros no, puede parecer que eligió a quién revisar por razones distintas a sus criterios.

Defina “adulto” en sus criterios escritos (por ejemplo, toda persona de 18 años o más que vivirá en la vivienda) y aplíquelo a todos los grupos. Los menores de edad se anotan como ocupantes; no se les pide informe de crédito. Cada adulto puede llenar nuestra solicitud de renta en español.

¿Cuál es la diferencia entre cotitular, ocupante, fiador y subarrendatario?

Antes de verificar, decida qué papel tendrá cada persona. El papel define quién firma, a quién se verifica y quién le debe la renta:

Si un compañero quiere subarrendar su cuarto a otra persona durante el contrato, vea nuestra guía para subarrendar un apartamento. Sobre los fiadores, vea nuestra guía de fiadores para arrendadores (en inglés).

¿Qué exige la Ley de Informe Justo de Crédito cuando hay varios solicitantes?

Un informe de verificación de inquilinos es un “informe de los consumidores”, y cada solicitante es un consumidor distinto. Por eso las reglas de la Ley de Informe Justo de Crédito (FCRA) se aplican persona por persona:

• Propósito permitido para cada informe. Usted puede obtener el informe de cada adulto que presentó una solicitud, porque cada uno inició una transacción con usted (15 U.S.C. § 1681b(a)(3)(F)(i)). No ordene un informe de una persona que no presentó solicitud, aunque otro compañero le dé sus datos.
• Aviso de acción adversa a la persona correcta. Si niega la solicitud, o la aprueba con condiciones más exigentes, basándose total o parcialmente en un informe, debe dar el aviso que exige 15 U.S.C. § 1681m(a) al solicitante cuyo informe usó.
• Privacidad entre compañeros. No comparta el informe de un solicitante con los demás. Cada persona puede pedir su propia copia a la agencia de informes.

Autorización firmada de cada adulto para el crédito. Para un informe que incluye crédito, se requiere la autorización firmada de cada solicitante; la firma de un compañero no sirve para el informe de otro. El informe solo de antecedentes, sin crédito, no necesita firma.

Puede preparar el aviso con nuestra carta de acción adversa gratuita.

¿Se pueden sumar los ingresos de los compañeros de cuarto?

Ninguna ley federal le obliga a sumar ni a no sumar los ingresos. Es una decisión de su política de selección. Lo importante es decidirlo por escrito antes de anunciar y aplicarlo igual a todos los grupos. Hay dos métodos comunes:

¿Cómo verificar los ingresos de cada persona?

Nuestro informe no verifica ingresos: eso lo hace usted, persona por persona, con documentos. Pida a cada cotitular talones de pago recientes, formularios W-2 o 1099, cartas de oferta de empleo, cartas de beneficios o estados de cuenta, y compare los nombres y las cantidades con la solicitud. Lo explicamos paso a paso en nuestra guía de comprobante de ingresos.

¿Qué hacer si uno de los solicitantes no cumple los criterios?

Es la situación más común con compañeros de cuarto. Tiene varias opciones, y conviene escribir en su política cuál usará:

1. Aprobar al grupo si cumple en conjunto, cuando el problema es de ingresos y usted usa el método combinado.
2. Aprobar con condiciones, por ejemplo con un fiador para el grupo o para esa persona. Recuerde que exigir un fiador o un depósito mayor por lo que dice el informe es una acción adversa y requiere el aviso.
3. Pedir al grupo que reemplace a esa persona por otra que presente su propia solicitud y cumpla los criterios.
4. No rentar al grupo y enviar el aviso de acción adversa al solicitante cuyo informe influyó.

Lo que no debe hacer es decidir caso por caso sin un criterio escrito: aprobar a un grupo con un problema y rechazar a otro con el mismo problema es el tipo de trato distinto que genera reclamos por discriminación.

Si usa puntajes de crédito para decidir, lea nuestra guía de puntaje de inquilino: escriba de qué modelo es el puntaje mínimo y qué hace cuando un solicitante no tiene historial.

¿Qué es la responsabilidad solidaria en un contrato con varios inquilinos?

La responsabilidad solidaria (en inglés, joint and several liability) significa que cada inquilino que firma responde por el total de las obligaciones del contrato, no solo por “su parte”. Si un compañero no paga, usted puede reclamar la renta completa a cualquiera de los que firmaron o a todos. Cómo se reparten la renta entre ellos es un asunto de los compañeros, no suyo.

La Ayuda Legal de Texas lo explica así para los inquilinos: las personas en un mismo contrato son coinquilinos y comparten la obligación, así que, si uno no paga su parte, los demás tienen que cubrir la diferencia. La misma fuente explica que el arrendador no puede desalojar solo al compañero que no paga si ambos firmaron el contrato.

¿Qué debe decir el contrato?

• Una cláusula expresa de responsabilidad solidaria: “Todos los inquilinos que firman este contrato son responsables solidariamente de la renta, los daños y todas las demás obligaciones de este contrato”.
• La renta como un solo monto para toda la vivienda, no por cuarto. Muchos arrendadores aceptan un solo pago o piden que el grupo designe cómo pagará.
• Un solo depósito para toda la vivienda, que se liquida al final del contrato según la ley de su estado.
• El número máximo de ocupantes y la regla para agregar o reemplazar compañeros (solicitud, verificación y anexo firmado).
• Que un compañero que se va no queda liberado hasta que usted lo acepte por escrito.

Para agregar a un nuevo cotitular durante el contrato, puede usar nuestro anexo para cotitulares (en inglés). Si prefiere empezar con un contrato nuevo, vea nuestros contratos de arrendamiento.

¿Cuántas personas pueden vivir en la vivienda?

La Ley de Vivienda Justa no impide aplicar límites razonables locales, estatales o federales al número máximo de ocupantes de una vivienda (42 U.S.C. § 3607(b)(1)). Pero un límite demasiado estricto puede discriminar a familias con hijos, que son una clase protegida por “estado familiar”.

La guía federal de referencia es la declaración de política del Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano (HUD) publicada en el Registro Federal el 18 de diciembre de 1998 (63 FR 70256). Allí HUD dice que una política de dos personas por recámara es, como regla general, razonable, pero que esa razonabilidad se puede refutar: HUD no decide solo por el número de personas por recámara, sino que considera también el tamaño de las recámaras y de la vivienda, la edad de los niños, la distribución de la vivienda, otras limitaciones físicas y las leyes estatales y locales.

¿Puede limitar quién vive con el inquilino?

Depende del estado. En Nueva York, la llamada ley de compañeros de cuarto (Ley de Bienes Raíces § 235-f) dice que un arrendador no puede limitar la ocupación solo al inquilino y su familia inmediata. Si el contrato está a nombre de un solo inquilino, se entiende que permite vivir al inquilino, a su familia inmediata, a un ocupante adicional y a los hijos dependientes de ese ocupante, siempre que el inquilino o su cónyuge viva allí como residencia principal. El inquilino debe informar el nombre de cualquier ocupante dentro de los 30 días siguientes a su llegada o a la petición del arrendador.

En San Francisco, las normas de la Junta de Renta permiten, en general, reemplazar a compañeros que se van. El arrendador tiene 14 días desde que recibe la petición escrita para aprobarla o negarla, y no puede negar a un ocupante adicional por su historial de crédito si esa persona no va a estar obligada a pagar renta.

¿Qué debe cuidar de la Ley de Vivienda Justa con compañeros de cuarto?

La Ley de Vivienda Justa prohíbe negarse a rentar, ofrecer condiciones distintas o publicar anuncios con preferencias por raza, color, religión, sexo, discapacidad, estado familiar u origen nacional (42 U.S.C. § 3604). “Estado familiar” protege a las familias con hijos menores de 18 años, a las personas embarazadas y a quienes están obteniendo la custodia legal de un menor (42 U.S.C. § 3602(k)). Con grupos de solicitantes, los errores más comunes son:

• Rentar a “grupos de estudiantes” o “profesionales” y negarse a una familia con hijos del mismo tamaño.
• Aplicar un límite de ocupación más estricto a familias que a compañeros adultos.
• Exigir a un grupo (por ejemplo, de otra nacionalidad) más documentos o un depósito mayor que a otro.
• Anuncios como “ideal para dos profesionales” o “no niños”.

Muchos estados y ciudades protegen además el estado civil, la orientación sexual, la identidad de género o la fuente de ingresos. Revise las leyes de su estado en nuestras leyes de verificación de inquilinos por estado.

¿Qué cambia si renta un cuarto en su propia casa?

Si usted vive en la casa y renta un cuarto, la situación es distinta a rentar una vivienda completa:

• Excepción federal limitada. Las prohibiciones de § 3604, salvo la de anuncios discriminatorios de § 3604(c), no se aplican a cuartos o unidades en viviendas donde viven como máximo cuatro familias de forma independiente, si el dueño vive en una de ellas (42 U.S.C. § 3603(b)(2)).
• Compartir la misma vivienda. En 2012, la Corte de Apelaciones del Noveno Circuito decidió que la Ley de Vivienda Justa no se aplica a la elección de un compañero para compartir la misma vivienda (caso Fair Housing Council of San Fernando Valley v. Roommate.com, LLC, 666 F.3d 1216). Esa decisión obliga solo en los estados de ese circuito y distingue expresamente esa situación de la relación entre arrendador e inquilino.
• Las leyes estatales y locales pueden ser más estrictas y no tener la misma excepción. Además, en la excepción para dueños que viven en la propiedad, el anuncio sigue sujeto a § 3604(c): describa el cuarto y las reglas de la casa, no a la persona que prefiere.
• El proceso de verificación es el mismo: solicitud, informe, ingresos verificados por usted y llamadas a arrendadores anteriores. Que la persona vaya a vivir con usted es una razón más para no saltarse pasos.

Si es la primera vez que renta, vea también nuestra guía para rentar su casa de forma segura.

¿Qué pasa si un compañero de cuarto se va antes de que termine el contrato?

1. No queda liberado automáticamente. Con responsabilidad solidaria, el compañero que se va sigue respondiendo hasta que usted lo libere por escrito.
2. Pida que el reemplazo presente su solicitud y verifíquelo con los mismos criterios que al grupo original. Donde la ley le exija responder dentro de un plazo, como en San Francisco, hágalo por escrito y a tiempo.
3. Firme un anexo que agregue al nuevo cotitular con responsabilidad solidaria y, si está de acuerdo, libere al que se va.
4. Resuelva el depósito con cuidado. Lo más simple es mantener un solo depósito hasta el final del contrato y dejar que los compañeros ajusten entre ellos la parte del que se va. Si prefiere liquidarlo antes, hágalo según la ley de su estado y por escrito.
5. Revise la ocupación: el número total de personas debe seguir dentro del límite del contrato.

Si un compañero se niega a irse o deja de pagar, no cambie cerraduras ni saque sus pertenencias: use el proceso legal de su estado. Vea nuestro aviso de desalojo y consulte con un abogado.

¿Qué incluye nuestro informe para cada solicitante?

Con varios solicitantes, se ordena un informe por cada adulto. Cada informe incluye:

• Informe de crédito con puntaje FICO (datos de TransUnion, Experian y Equifax), obtenido con una consulta suave que no baja el puntaje del solicitante.
• Antecedentes penales y registro de delincuentes sexuales.
• Registros públicos: bancarrotas, fallos civiles, gravámenes (fiscales federales y estatales, y por fallos judiciales), desalojos y disputas entre arrendador e inquilino.
• Verificación del número de Seguro Social, incluida la comparación con el registro de personas fallecidas.
• Historial de domicilios y miembros del hogar, y historial de empleo cuando está disponible (no aparece en todos los informes).
• Propiedad de bienes raíces, registros del DMV y vínculos con empresas o LLC.
• Parientes y asociados conocidos.
• Búsqueda en la lista de sanciones de la OFAC.

Cada informe lo revisa un investigador antes de la entrega, y los resultados llegan el mismo día. No incluye verificación de ingresos, referencias de arrendadores ni un historial de renta verificado con arrendadores anteriores: esos pasos los hace usted, para cada solicitante.

Fuentes

• 15 U.S.C. § 1681b y § 1681m, en el sitio del Instituto de Información Legal de la Universidad Cornell.
• 42 U.S.C. § 3602, § 3603, § 3604 y § 3607.
• HUD, declaración de política sobre normas de ocupación, Registro Federal, 63 FR 70256 (18 de diciembre de 1998).
• Senado del Estado de Nueva York, Ley de Bienes Raíces § 235-f.
• Ciudad de San Francisco, reemplazo de compañeros de cuarto.
• Ayuda Legal de Texas, compañeros de cuarto.

Esta guía ofrece información general para arrendadores y no es asesoría legal. Las leyes federales, estatales y locales sobre ocupación, vivienda justa y verificación cambian; consulte con un abogado de su estado antes de aplicar una política de selección.