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Preselección de inquilinos por teléfono y en la visita: guía para arrendadores

Cómo anunciar, responder a los interesados, hacer la llamada de preselección y organizar las visitas con las mismas reglas para todos, y en qué momento pedir la solicitud y el informe completo.

¿Qué es la preselección de inquilinos?

La preselección es todo lo que pasa entre el anuncio y la solicitud formal: las respuestas a los mensajes, la primera llamada, la visita a la vivienda y la entrega de la solicitud. Su objetivo es sencillo: que usted y el interesado sepan pronto si tiene sentido seguir, antes de que alguien pague una cuota o usted pida un informe.

Hay dos ideas que conviene tener claras desde el principio:

• La preselección no es la verificación. En una llamada o una visita no puede confirmar el crédito, los desalojos, los antecedentes ni los ingresos. Solo puede informar, preguntar lo permitido y anotar. La verificación viene después, con documentos y con un informe.
• La preselección ya está sujeta a la Ley de Vivienda Justa. El anuncio, lo que dice por teléfono, a quién le devuelve la llamada, a quién le enseña la vivienda y lo que comenta en la visita cuentan igual que la decisión final. De hecho, es la etapa donde más quejas empiezan, porque es donde más se improvisa.

Por eso la regla que ordena toda esta guía es una sola: la misma información, las mismas preguntas y las mismas oportunidades para todos, y una nota de cada contacto.

El proceso completo de preselección, paso a paso

Este es el orden que recomendamos. Cada paso se explica más abajo.

1. Escriba sus requisitos (ingresos, crédito, desalojos, antecedentes, mascotas, ocupantes) y prepare una hoja informativa de la vivienda.
2. Publique un anuncio que describa la vivienda, no al inquilino que imagina.
3. Responda a los interesados en el orden en que llegan, con la misma información para todos.
4. Haga la llamada de preselección con un guion fijo: primero informa, después pregunta lo permitido.
5. Ofrezca las visitas con los mismos horarios y las mismas condiciones para todos.
6. Entregue la solicitud a quien la pida, junto con sus requisitos escritos y las reglas de la cuota.
7. Con una solicitud completa, pida el informe de verificación y verifique usted los ingresos y a los arrendadores anteriores.
8. Decida con sus requisitos escritos, comunique la decisión y, si corresponde, envíe el aviso de acción adversa.

Antes de anunciar: requisitos escritos y una hoja informativa

La preselección solo funciona si usted ya decidió qué busca. Antes de publicar, deje por escrito:

• Las condiciones de la vivienda: renta, depósito (dentro del límite de su estado), fecha disponible, duración del contrato, servicios incluidos y cuota de solicitud, si la cobra.
• Sus requisitos de selección: ingreso mínimo (por ejemplo, tres veces la renta, con los ajustes que exija la ley si hay un subsidio de renta; en Colorado la ley no permite exigir más del doble de la renta), qué revisará del crédito, qué hace con un desalojo y cómo trata los antecedentes penales según la ley local.
• Su política de mascotas y cómo atiende las solicitudes de animales de asistencia, que no se tratan como mascotas; vea evaluación de mascotas y animales de asistencia.
• Su norma de ocupación, basada en el tamaño de la vivienda y en la ley local, no en quiénes son los ocupantes.
• Su regla para varios solicitantes (vea más abajo).

Con eso, prepare una hoja informativa de una página: la vivienda, las condiciones y los requisitos. Désela a todos los interesados, por correo, mensaje o en papel. Le ahorra repetir lo mismo en cada llamada, y deja constancia de que todos recibieron la misma información.

En algunos estados esto no es solo una buena práctica. En Washington, por ejemplo, antes de obtener información para evaluar a un solicitante, el arrendador debe informarle por escrito qué tipo de información revisará y qué criterios pueden llevar a rechazar la solicitud, y solo puede cobrar por la verificación después de dar ese aviso (RCW 59.18.257). Revise las reglas de su estado en nuestras leyes de verificación de inquilinos.

¿Cómo anunciar la vivienda sin violar la ley de vivienda justa?

La Ley de Vivienda Justa prohíbe publicar anuncios o hacer declaraciones sobre la renta de una vivienda que indiquen una preferencia, una limitación o una discriminación por raza, color, religión, sexo, discapacidad, estado familiar u origen nacional (42 U.S.C. § 3604(c)). El reglamento de HUD aclara que la regla alcanza tanto lo escrito como lo dicho, incluidas las solicitudes, los letreros y cualquier documento, y que también cuentan las palabras, las fotos o los símbolos que transmitan que la vivienda está o no está disponible para un grupo (24 CFR § 100.75).

La regla práctica: describa la vivienda, no a la persona.

Anunciar en español es perfectamente legal y útil. Lo que el reglamento señala como ejemplo de discriminación es elegir los medios o los lugares de publicación para que un grupo protegido no se entere de la vivienda (§ 100.75(c)(3)). Si anuncia en español, no deje de anunciar también donde anuncia normalmente.

Un buen anuncio también preselecciona: si incluye la renta, el depósito, la fecha, la política de mascotas y un resumen de los requisitos, muchas personas que no califican no llamarán, y las que llamen ya sabrán lo principal.

¿Cómo responder a los interesados?

La forma en que responde es parte de su proceso de selección, y es la parte que más se presta a errores sin intención. Siga estas reglas con todos:

• Responda en el orden en que llegan los mensajes y las llamadas, y más o menos en el mismo tiempo.
• Dé la misma información a todos: la hoja informativa, las mismas condiciones y los mismos horarios de visita. Si a una persona le dice que hay un descuento o que puede mudarse antes, dígaselo a todas.
• Sea exacto sobre la disponibilidad. Decir que una vivienda ya está rentada cuando no lo está, por la raza, el origen nacional, el estado familiar u otra característica protegida de quien pregunta, está prohibido (§ 3604(d)). El reglamento lo extiende a cualquier información falsa sobre la disponibilidad, incluso a los probadores (24 CFR § 100.80). Si la vivienda ya tiene una solicitud aprobada, dígalo igual a todos los que pregunten.
• No filtre por la voz, el nombre o el acento. Decidir a quién devolverle la llamada por cómo suena la persona o por su apellido es justo el tipo de trato desigual que la ley prohíbe.
• No desanime a nadie. Exagerar los inconvenientes de la vivienda o del barrio, o no mencionar lo bueno, para que alguien desista por una característica protegida, también está prohibido (24 CFR § 100.70(c)).

Si atiende en inglés y en español, dé la misma información en los dos idiomas. Si solo puede atender en uno, no lo use como filtro: ofrezca la hoja informativa escrita y la posibilidad de que el interesado venga con alguien que traduzca.

La llamada de preselección: qué decir y qué preguntar

La llamada (o el primer intercambio de mensajes) debe durar unos minutos y seguir siempre el mismo orden. Primero informa, después pregunta. Muchas personas se descartan solas cuando oyen las condiciones, sin que usted tenga que rechazarlas.

Lo que debe decir a todos, primero

• La renta, el depósito y la cuota de solicitud (si la cobra, y si se reembolsa).
• La fecha disponible y la duración del contrato.
• Sus requisitos escritos: ingreso mínimo, qué revisará en el crédito y los registros, y la política de mascotas.
• Cómo funciona la solicitud: que cada adulto que vivirá en la vivienda llena una, y qué documentos de ingresos pedirá.
• Que hará una verificación de inquilinos. Si usa nuestro servicio, puede explicarle que el informe de crédito se hace con una consulta suave, que no baja su puntaje.

Lo que puede preguntar, igual a todos

Preguntas ligadas a los requisitos y a la logística: la fecha en que quiere mudarse, cuántas personas ocuparán la vivienda, si sus ingresos aproximados cumplen el requisito, si tiene mascotas y si está de acuerdo con la verificación. Nuestra guía preguntas para hacer a un posible inquilino tiene el guion completo, las preguntas que prohíbe la ley (sobre discapacidad, hijos, embarazo, religión, origen nacional y otras) y un formato para anotar cada llamada.

Lo que no debe hacer en la llamada

• Pedir el número de Seguro Social, la fecha de nacimiento u otros datos sensibles. Eso va en la solicitud, con la autorización correspondiente.
• Preguntar por antecedentes penales donde la ley local lo prohíbe antes de una oferta condicional o una precalificación. Vea leyes de oportunidad justa en la vivienda.
• Decirle a alguien que “no califica” por una respuesta aproximada. En la preselección, lo más que puede decir es cuál es el requisito; la decisión se toma con la solicitud y los documentos.

Si recibe muchos mensajes, puede usar un formulario en línea con las mismas preguntas. Envíelo a todos los interesados, no solo a algunos, y guarde las respuestas.

¿Cómo organizar las visitas a la vivienda?

La visita es donde la impresión personal pesa más, y por eso es donde más cuidado hay que tener. Algunas reglas:

• Ofrezca los mismos horarios a todos. Puede hacer visitas individuales o una visita abierta (open house) a una hora fija. La visita abierta ahorra tiempo y hace más fácil tratar a todos igual.
• Enseñe la vivienda a todos los que la pidan mientras esté disponible. Negarse a enseñarla a alguien sin una razón legítima puede verse como discriminación.
• Cuide su seguridad con reglas iguales para todos. Confirme el nombre y el teléfono antes de la cita, pida a todos una identificación con foto al llegar y, si puede, no enseñe la vivienda solo. Si le pide la identificación a una persona, pídasela a todas.
• Hable de la vivienda, no de la persona. No comente si “es un buen lugar para niños”, quién vive en el barrio o qué iglesias hay cerca. No sugiera a una familia otra unidad “más adecuada” si no se lo pidió.
• Atienda las solicitudes de adaptación. Si una persona con discapacidad le pide un cambio razonable en sus reglas o en la forma de hacer la visita (por ejemplo, otro horario, entrar con su animal de asistencia aunque usted no acepte mascotas, o recibir la información por escrito), la ley le exige hacer adaptaciones razonables en reglas, políticas, prácticas o servicios cuando sean necesarias para darle igualdad de oportunidades (§ 3604(f)(3)(B)).
• Entregue la solicitud a quien la pida, con la hoja de requisitos. No decida en la visita a quién se la da.

Anote la visita igual que la llamada: quién vino, a qué hora, qué información recibió y si pidió la solicitud.

¿Y las visitas virtuales o a distancia?

Un video recorrido o una videollamada ayudan a quien vive lejos o no puede venir en horario de trabajo. Si los ofrece, ofrézcalos a todos, con las mismas condiciones, y no los use para decidir a quién invita a la visita en persona. Una persona que rentará sin ver la vivienda en persona debe recibir la misma hoja informativa y la misma solicitud que las demás.

Si su anuncio aparece copiado

La Comisión Federal de Comercio (FTC) advierte que los estafadores copian las fotos, la descripción o el recorrido virtual de anuncios reales, ponen sus propios datos de contacto y publican el anuncio falso en otro sitio. A usted le afecta porque los interesados estafados llegan a su puerta. Tres medidas sencillas: busque de vez en cuando las fotos de su anuncio en internet, diga en su anuncio que nunca pide pagos antes de una visita y una solicitud, y que no acepta transferencias por servicios de envío de dinero, tarjetas de regalo ni criptomonedas, y si encuentra una copia, repórtela al sitio que la publica y a la FTC en ReportFraud.ftc.gov. Más información en la guía de la FTC sobre estafas con anuncios de renta.

Señales que puede tomar en cuenta y trampas que debe evitar

En la preselección sí hay señales legítimas, pero son pocas y deben tener que ver con los requisitos o con la honestidad del proceso, no con la persona. Esta tabla separa unas de otras:

Incluso con una señal legítima, lo más seguro es no rechazar en la preselección: dé la solicitud y deje que decidan sus requisitos escritos, con documentos. Es más justo y mucho más fácil de defender.

¿Cuándo pedir la solicitud y el informe de verificación completo?

El informe de verificación es el paso que confirma lo que la preselección no puede. Pídalo en el momento correcto:

• Solo con una solicitud completa y firmada. No pida informes de personas que solo llamaron o visitaron. Necesita los datos de la solicitud, y el solicitante debe saber qué va a revisar.
• Con la autorización, cuando incluye crédito. La Ley de Informe Justo de Crédito (FCRA) permite obtener un informe con un propósito permitido, como una solicitud de vivienda (15 U.S.C. § 1681b(a)(3)(F)(i)). Para un informe que incluye crédito, se requiere además la autorización firmada del solicitante. El informe solo de antecedentes, sin crédito, no la necesita. Vea ¿puede verificar a un solicitante sin su permiso?
• En el orden de su regla escrita. Si su regla es “la primera solicitud completa que califica”, procese las solicitudes en el orden en que se completaron.
• Al mismo tiempo que sus propias verificaciones. El informe no incluye referencias de arrendadores ni verificación de ingresos: pida los documentos de ingresos y llame a los arrendadores anteriores el mismo día. Vea comprobante de ingresos y cómo verificar el historial de renta.

¿Y en las ciudades con leyes de oportunidad justa?

Algunas ciudades, condados y estados dividen la selección en dos pasos: primero se evalúa todo lo demás (ingresos, crédito, historial de renta) y solo después de una oferta condicional o una precalificación se pueden revisar los antecedentes penales. En la ciudad de Nueva York, por ejemplo, es ilegal buscar o revisar antecedentes de condenas antes de la oferta condicional. En esos lugares, pida un informe que incluya antecedentes penales solo cuando la ley le permita revisarlos. Los detalles de cada jurisdicción están en leyes de oportunidad justa en la vivienda. Si tiene dudas sobre qué opción de informe conviene en su caso, escríbanos antes de ordenar.

Nuestros informes llegan el mismo día, así que puede procesar las solicitudes una por una, en orden, sin retrasar a nadie.

Cuota de solicitud y depósitos para reservar

Muchos arrendadores cobran una cuota de solicitud para cubrir la verificación. Las reglas cambian mucho de un estado a otro: algunos fijan un máximo, otros exigen que la cuota no supere el costo real, que se entregue un recibo o que se devuelva si no se usa, y otros (como Washington) exigen un aviso por escrito antes de cobrar. Antes de fijar la suya, vea nuestra guía de cuota de solicitud y las leyes de verificación de su estado.

Algunas reglas prácticas, válidas en casi cualquier lugar:

• Cobre la cuota solo cuando vaya a procesar esa solicitud, no a todos los que la pidan si ya tiene una aprobada.
• Cobre lo mismo a todos y entregue un recibo.
• Un “depósito para reservar” la vivienda mientras decide es distinto de la cuota de solicitud. Algunos estados lo regulan; si lo cobra, deje por escrito cuánto es, para qué fecha reserva la vivienda y en qué casos se devuelve.

Con nuestro servicio, el informe lo puede pagar usted o el propio solicitante.

¿Cómo elegir entre varios solicitantes?

Cuando varias personas califican, necesita una regla objetiva, escrita antes de anunciar, para decidir. Las más comunes son:

• La primera solicitud completa que cumple los requisitos. Es la más fácil de aplicar y de defender. Anote la fecha y la hora en que cada solicitud quedó completa (con todos los documentos), y procéselas en ese orden.
• La mejor solicitud según criterios objetivos, por ejemplo el mayor margen de ingresos sobre el requisito. Si usa esta regla, dígalo en su hoja de requisitos y aplíquela igual a todos.

Lo que no debe hacer es elegir “a quien le cayó mejor” en la visita. La impresión personal es justo el lugar por donde se cuelan los prejuicios, aunque no haya intención.

¿Qué anotar en la preselección y por qué?

Sus notas son la prueba de que trató a todos igual. Lleve un registro sencillo, en papel o en una hoja de cálculo, con una línea por cada interesado:

¿Por qué importa? Una persona que cree haber sufrido discriminación puede presentar una queja ante HUD hasta un año después de los hechos (42 U.S.C. § 3610(a)(1)(A)(i)) o una demanda en la corte hasta dos años después (42 U.S.C. § 3613(a)(1)(A)). Tenga en cuenta esos plazos al decidir cuánto tiempo conserva sus notas de preselección, y consúltelo con su abogado. Los informes de verificación son otra cosa: úselos solo para la solicitud y deséchelos de forma segura cuando ya no los necesite.

Anote hechos, no impresiones. “Llegó a las 5:10 a la visita de las 5:00” es un hecho; “no me dio buena espina” no le sirve a nadie y puede perjudicarle.

Ejemplo: tres llamadas el mismo día

Una arrendadora publica una casa de dos recámaras a $1,600 al mes, con un requisito de ingresos de tres veces la renta ($4,800 al mes), un depósito de un mes y una cuota de solicitud permitida en su estado. El lunes recibe tres mensajes (las personas son ficticias):

El sábado, Laura y Kevin visitan la casa y piden la solicitud. La de Laura queda completa el lunes a las 2:00 p. m.; la de Kevin, con su fiador, el martes. La arrendadora pide el informe de Laura primero, verifica sus ingresos con los talones de pago y llama a su arrendador anterior. Laura cumple los requisitos y recibe la casa. La arrendadora avisa a Kevin que la vivienda ya fue rentada, con la misma frase que usaría con cualquiera, y le ofrece avisarle de la próxima vacante. Todo queda en el registro.

Errores comunes en la preselección

• Improvisar las preguntas. Lo que se pregunta a uno y no a otro es trato desigual, aunque la pregunta sea inocente.
• Rechazar por teléfono. Una respuesta aproximada no es una prueba. Informe el requisito y deje que la solicitud decida.
• Pedir informes antes de tener la solicitud. Cuesta dinero, expone datos sensibles sin necesidad y, en algunas ciudades, viola el orden que exige la ley.
• Dar información distinta sobre la disponibilidad. “Ya está rentada” debe ser verdad para todos o para nadie.
• Hacer comentarios en la visita sobre niños, el barrio, la religión o la discapacidad de nadie.
• Olvidar a quienes le ayudan. Si un familiar o un administrador enseña la vivienda, dele el mismo guion y la misma hoja; usted responde por lo que diga.
• No anotar. Sin registro, su palabra es la única prueba de que trató a todos igual.

Una nota sobre las guías federales: muchas páginas todavía citan la guía de HUD de 2016 sobre antecedentes penales como si estuviera vigente. HUD la retiró con efecto desde el 25 de septiembre de 2025 (91 FR 44867). La Ley de Vivienda Justa y sus reglamentos, como los que se citan en esta guía, siguen vigentes, igual que las leyes estatales y locales.

¿Qué incluye nuestro informe?

Cuando la preselección termina y tiene una solicitud completa, nuestra verificación de inquilinos le da en un solo informe lo que la llamada y la visita no pueden confirmar. Cada informe lo revisa un investigador antes de la entrega, y los resultados llegan el mismo día.

• Informe de crédito con puntaje FICO (datos de TransUnion, Experian y Equifax), con una consulta suave (no baja el puntaje del solicitante).
• Antecedentes penales y registro de delincuentes sexuales.
• Registros públicos: desalojos y disputas entre arrendador e inquilino, bancarrotas, fallos civiles y gravámenes (gravámenes fiscales federales y estatales y gravámenes por sentencia).
• Historial de domicilios y miembros del hogar.
• Verificación del número de Seguro Social, incluida la comparación con el registro de personas fallecidas.
• Historial de empleo cuando está disponible (no aparece en todos los informes).
• Propiedad de bienes raíces, registros del DMV y vínculos con empresas o LLC.
• Parientes y asociados conocidos.
• Búsqueda en la lista de sanciones de la OFAC.

Lo que el informe no incluye: nuestro informe no incluye referencias de arrendadores, verificación de ingresos ni un historial de renta verificado con arrendadores anteriores. Esas verificaciones las hace usted. Para leer el informe parte por parte, vea qué buscar en un reporte de verificación de inquilino.

Fuentes

• 42 U.S.C. § 3604 (Ley de Vivienda Justa), § 3610 y § 3613.
• Reglamento de HUD: 24 CFR § 100.70, § 100.75 y § 100.80.
• HUD, Programa de Iniciativas de Vivienda Justa (FHIP).
• HUD, aviso de retiro de documentos de orientación, 91 FR 44867 (17 de julio de 2026).
• 15 U.S.C. § 1681b, en el sitio del Instituto de Información Legal de la Universidad Cornell.
• Legislatura de Washington, RCW 59.18.257.

Esta guía ofrece información general para arrendadores y no es asesoría legal. Las leyes federales, estatales y locales de vivienda justa, de cuotas de solicitud y de selección de inquilinos cambian; consulte con un abogado de su estado antes de adoptar un proceso de preselección.