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Cómo verificar los ingresos de un inquilino que trabaja por cuenta propia

Guía para arrendadores en Estados Unidos: declaraciones de impuestos y Anexo C, transcripciones del IRS, formularios 1099, estados de cuenta y plataformas de trabajo por aplicación, con ejemplos resueltos.

Respuesta corta: pida las declaraciones de impuestos de los dos últimos años con el Anexo C, una transcripción del IRS que el propio solicitante obtiene, los formularios 1099 y varios meses de estados de cuenta. Calcule el ingreso sobre la ganancia neta, no sobre lo cobrado. La verificación la hace usted: ningún informe de verificación confirma ingresos.

¿Por qué es distinto verificar a un trabajador por cuenta propia?

Un empleado demuestra su ingreso con talones de pago y con un empleador que usted puede llamar. Un contratista independiente, el dueño de un pequeño negocio, una persona que trabaja por su cuenta o quien maneja para una aplicación no tiene ninguna de las dos cosas. No hay departamento de recursos humanos, y el dinero entra de varios clientes, en montos y fechas que cambian.

Eso no convierte al solicitante en un mal inquilino. Solo cambia la prueba. El criterio que usted aplica (por ejemplo, un ingreso de cierto múltiplo de la renta) debe ser el mismo para todos; lo que cambia son los documentos con los que el solicitante lo demuestra y la forma de calcular la cifra mensual.

Hay dos errores que se repiten. El primero es mirar lo que el negocio cobró en lugar de lo que le quedó después de gastos: un chofer que factura $60,000 al año en una aplicación puede ganar menos de la mitad una vez que paga gasolina, mantenimiento y seguro. El segundo es el contrario: tomar solo la ganancia neta de la declaración sin entender que ciertas deducciones, como la depreciación, bajan la ganancia en papel sin que salga dinero de la cuenta. Esta guía le muestra cómo leer los documentos para no caer en ninguno de los dos.

Si el solicitante es empleado, la guía que le sirve es la de comprobante de ingresos para rentar; si empieza un trabajo nuevo, la de carta de oferta de trabajo; y si vive de beneficios, la de carta de beneficios del Seguro Social. Aquí nos concentramos en quien genera su propio ingreso.

¿Qué documentos pedir a un trabajador por cuenta propia?

Pida el paquete completo desde el principio, por escrito en su solicitud, y el mismo a todos los solicitantes que trabajan por su cuenta. Pedir documentos de uno en uno, o pedirle más a un solicitante que a otro, alarga el proceso y crea un riesgo de trato desigual.

DocumentoQué demuestraCómo confirmarlo
Declaraciones de impuestos federales de los dos últimos años (Formulario 1040 completo, con todos sus anexos)El ingreso anual total y, en el Anexo C, lo que cobró el negocio, sus gastos y su ganancia netaCompárelas con una transcripción del IRS que el solicitante obtiene y le entrega
Anexo K-1 (socios de una sociedad o accionistas de una corporación S)La parte de la ganancia del negocio que le corresponde al solicitanteCompárelo con la declaración personal y con los depósitos
Formularios 1099-NEC, 1099-MISC y 1099-K de los dos últimos añosQuién le paga y cuánto; si depende de un solo clienteSúmelos y compárelos con los ingresos brutos del Anexo C
Estados de cuenta bancarios, del negocio y personales, de 3 a 12 mesesLos depósitos reales y su regularidad; si tiene ahorrosPídalos completos, con todas las páginas; compare con la declaración
Estado de pérdidas y ganancias del año en cursoCómo va el negocio desde la última declaraciónFirmado por el solicitante o su contador; compárelo con los depósitos del año
Carta de un contador público (si la hay)Que un profesional prepara o revisa sus cuentasConfirme la licencia del contador en la junta de contabilidad de su estado
Registro del negocio o licenciaQue el negocio existeBúsqueda en el registro de empresas de la Secretaría de Estado
Resúmenes de ganancias de las aplicacionesLo cobrado en cada plataforma, mes por mesCompárelos con los depósitos de la plataforma en el banco
Contratos vigentes con clientesQue el ingreso probablemente continuaráRevise fechas, montos y si el contrato sigue vigente

Ningún documento basta por sí solo. La declaración de impuestos da la visión larga; los 1099 dicen de dónde viene el dinero; los estados de cuenta muestran si ese dinero realmente llega y con qué regularidad; y el estado de pérdidas y ganancias pone al día una declaración que puede tener más de un año. Juntos, son mucho más difíciles de falsificar que un par de talones de pago.

¿Por qué dos años y no uno?

Porque un solo año puede esconder tanto un año excepcional como uno malo. Dos años le muestran la tendencia: si el ingreso sube, se mantiene o cae. Es la misma lógica que usan los prestamistas hipotecarios. Si el negocio tiene menos de dos años, vea la sección de casos especiales.

¿Cómo leer el Anexo C de la declaración de impuestos?

La mayoría de los trabajadores por cuenta propia que no tienen una sociedad ni una corporación reportan su negocio en el Anexo C (Formulario 1040), llamado en inglés Schedule C, que se titula “Ganancias o pérdidas de un negocio”. Estas son las líneas que un arrendador necesita (según el formulario vigente del IRS):

Línea del Anexo CQué esPara qué le sirve
Línea 1Ingresos brutos o ventasLo que cobró el negocio antes de cualquier gasto; se compara con los 1099 y con los depósitos del negocio
Línea 7Ingreso bruto (ventas menos devoluciones y costo de la mercancía, más otros ingresos)Punto de partida de los gastos
Línea 13Depreciación y deducción de la sección 179Una deducción que no es un pago en efectivo del año
Línea 28Total de gastos (antes del uso de la vivienda para el negocio)Cuánto le costó operar
Línea 30Gastos por el uso de la vivienda para el negocioLa oficina en casa; ya forma parte de su costo de vivienda
Línea 31Ganancia neta o pérdidaLa cifra base para calcular el ingreso del solicitante

La ganancia neta de la línea 31 pasa también al Anexo 1 del Formulario 1040 (línea 3) y al Anexo SE (línea 2), donde se calcula el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Si las cifras no coinciden entre esos anexos, pida una explicación.

El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia

Un empleado tiene retenidos el Seguro Social y el Medicare en su talón de pago. Quien trabaja por su cuenta los paga él mismo: según el IRS, la tasa del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es de 15.3% (12.4% para el Seguro Social y 2.9% para Medicare), y debe presentar declaración si su ganancia neta del trabajo por cuenta propia es de $400 o más. Para comparar a un trabajador independiente con un empleado, recuerde que la ganancia neta del Anexo C todavía no descontó ese impuesto. Si su criterio usa ingresos brutos de los empleados (antes de impuestos), usar la ganancia neta del Anexo C es la comparación más cercana.

¿Y si el negocio es una sociedad o una corporación?

Los socios de una sociedad (partnership) y los accionistas de una corporación S no usan el Anexo C: el negocio presenta su propia declaración y le entrega a cada dueño un Anexo K-1 con su parte de la ganancia. Muchas veces el dueño de una corporación S también se paga un salario con un W-2 de su propia empresa. En esos casos, sume el salario del W-2 y la parte de la ganancia del K-1 que realmente recibe, y pida la declaración personal completa. Si la estructura es compleja (varias empresas, pérdidas que se compensan entre sí), pida una carta del contador que explique el ingreso personal del solicitante.

Importante: la ganancia neta es el ingreso que el solicitante declaró bajo pena de perjurio ante el IRS. Si el solicitante dice que “en realidad gana mucho más” que lo declarado, no base su decisión en una cifra que la propia persona no reportó. Use los ingresos documentados.

¿Cómo confirmar la declaración con una transcripción del IRS?

Una copia impresa de la declaración se puede alterar. Una transcripción del IRS es un resumen oficial de lo que el IRS tiene registrado, y es gratuita. El solicitante la obtiene en su cuenta en línea del IRS o la pide por correo, y se la entrega a usted. Lo que usted compara es simple: ¿las cifras de la transcripción coinciden con la declaración que le dio?

Tipo de transcripciónQué muestraAños disponibles (según el IRS)
Transcripción de la declaraciónLa mayoría de las líneas del Formulario 1040 tal como se presentó, con sus formularios y anexos. No muestra cambios posteriores.El año actual y los tres anteriores
Transcripción de la cuenta tributariaDatos básicos (estado civil para efectos de la declaración, ingreso tributable, pagos) y los cambios posteriores a la declaraciónEn general, el año actual y los nueve anteriores en la cuenta en línea; el año actual y los tres anteriores por correo
Registro de la cuenta (Record of Account)Combina las dos anterioresEl año actual y los tres anteriores
Transcripción de salarios e ingresosLos datos de los formularios informativos que recibió el IRS, como W-2 y 1099El año actual y los nueve anteriores
Carta de verificación de no declaraciónQue el IRS no tiene registro de una declaración procesada para ese añoDel año actual, después del 15 de junio; de los tres años anteriores, en cualquier momento

Lo que la transcripción no le dice

  • La transcripción de salarios e ingresos solo muestra los formularios presentados ante el IRS. El IRS advierte que puede no reflejar todos los formularios emitidos al contribuyente. Los datos del año que se está procesando suelen estar disponibles desde la primera semana de febrero, y el IRS indica que esta transcripción se limita a unos 85 documentos de ingresos.
  • No incluye el ingreso en efectivo que nadie reportó. Por eso, para un trabajador por cuenta propia, la transcripción que más le sirve es la de la declaración, que refleja el Anexo C tal como se presentó.
  • No muestra el año en curso. Para eso está el estado de pérdidas y ganancias y los estados de cuenta.
  • Está enmascarada: el IRS oculta parte de los datos personales. Compare las cifras y los años, no espere ver el número de Seguro Social completo.

¿Puede el arrendador pedir la transcripción directamente al IRS?

En general, no. Desde julio de 2019, el IRS dejó de enviar por correo transcripciones a terceros: las envía solo a la dirección registrada del contribuyente (así lo indica el Formulario 4506-T). El servicio de verificación de ingresos del IRS (IVES), que usa el Formulario 4506-C, está pensado para bancos, prestamistas hipotecarios y otras entidades que participan en ese programa o contratan a un participante. Para un arrendador individual, lo práctico es que el solicitante descargue su transcripción y se la entregue, o que la pida por correo (el IRS indica que llega en 5 a 10 días calendario a la dirección que tiene registrada).

Algunas páginas en inglés aconsejan que el arrendador “haga firmar el 4506-C” al solicitante. Ese formulario solo sirve si usted trabaja con un participante del programa IVES. Si no, pida la transcripción al solicitante.

¿Qué dicen (y qué no dicen) los formularios 1099?

Los formularios 1099 son declaraciones informativas: los emite quien le pagó al solicitante y una copia va al IRS. Los que verá con más frecuencia:

  • 1099-NEC: pagos por servicios de un trabajador que no es empleado (un cliente que contrató a un contratista).
  • 1099-MISC: otros pagos, como rentas o regalías.
  • 1099-K: pagos recibidos por tarjeta o a través de aplicaciones de pago y mercados en línea. Según el IRS, una aplicación de pagos o un mercado en línea debe enviarlo cuando los pagos por bienes o servicios superan $20,000 en más de 200 transacciones, aunque puede enviarlo con montos menores; y quien cobra directamente con tarjeta recibe un 1099-K de su procesador de pagos sin importar el monto.

Tres cosas que debe saber al leerlos:

  1. Un 1099 muestra lo cobrado, no la ganancia. Es un número bruto, antes de gastos. Nunca calcule el ingreso del solicitante sumando sus 1099.
  2. No tener un 1099 no significa no tener ingresos. El IRS indica que los ingresos de la economía compartida deben declararse aunque no aparezcan en un 1099-K, 1099-MISC, 1099-NEC o W-2, y aunque se paguen en efectivo. Un solicitante puede tener ingresos reales sin ningún 1099, y otro puede tener varios 1099 y declarar muy poca ganancia.
  3. Un solo 1099 grande es un riesgo de concentración. Si el 90% del ingreso viene de un cliente, el ingreso depende de ese contrato. No es motivo automático de rechazo, pero vale la pena pedir el contrato o una carta del cliente.

La prueba de coherencia: la suma de los 1099 del año debería ser menor o parecida a los ingresos brutos de la línea 1 del Anexo C (puede ser menor, porque no todos los clientes emiten un 1099). Si los 1099 suman más que lo declarado en la línea 1, algo no cuadra.

¿Cómo cruzar la declaración con los estados de cuenta?

Los estados de cuenta muestran el dinero que realmente entra. Para un trabajador por cuenta propia pida más meses que a un empleado: de 3 a 6 meses como mínimo y hasta 12 si el ingreso es estacional. Pida los estados completos, todas las páginas, en el formato que entrega el banco.

  • Cuenta del negocio: sus depósitos se comparan con los ingresos brutos (línea 1), no con la ganancia neta. Si el negocio declaró $80,000 de ingresos brutos, los depósitos del año deberían andar cerca de $6,700 al mes, no de $2,000.
  • Cuenta personal: aquí llegan las transferencias que el dueño se hace desde el negocio. Esos retiros se parecen más a la ganancia neta, que es lo que la persona tiene para vivir y pagar la renta.
  • No cuente dos veces el mismo dinero. Una transferencia de la cuenta del negocio a la personal aparece como depósito en las dos. Sume solo los depósitos que vienen de clientes o plataformas.
  • Depósitos grandes y aislados: un depósito grande justo antes de la solicitud puede ser un préstamo o un regalo, no ingreso. Pregunte qué es y pida un documento.
  • Sobregiros frecuentes o pagos devueltos: indican que el dinero no alcanza en los meses flojos, aunque el promedio sea bueno.

Si el solicitante no quiere que vea los números de cuenta completos, puede permitirle tacharlos, siempre que se vean su nombre, el banco, las fechas y los movimientos.

¿Cómo convertir ingresos variables en una cifra mensual?

El objetivo es una sola cifra mensual que pueda comparar con su criterio, calculada siempre de la misma forma. Estos son los pasos más comunes:

  1. Tome la ganancia neta de la línea 31 del Anexo C (o el ingreso del K-1 y el W-2 del dueño) de los dos últimos años.
  2. Promedie: sume los dos años y divida entre 24 para obtener la cifra mensual.
  3. Revise la tendencia. Si el último año es claramente más bajo que el anterior, el promedio exagera el ingreso actual. Una regla prudente es usar la cifra menor entre el promedio de dos años y el último año.
  4. Decida si suma deducciones que no son salidas de efectivo, como la depreciación de la línea 13. Algunos arrendadores la suman de vuelta porque no es un pago del año. Es una decisión de su criterio: si la toma, escríbala y aplíquela a todos.
  5. Actualice con el año en curso: compare el estado de pérdidas y ganancias y los depósitos del año con el promedio. Si el año en curso va muy por debajo, pregunte.
  6. Compare con su criterio, por ejemplo un múltiplo de la renta. Hay más detalles sobre ese múltiplo en nuestra guía sobre la regla de 3 veces la renta, y sobre las deudas en la de relación deuda-ingreso.

Lo que no debe usar: el mejor mes, los ingresos brutos (lo cobrado), la suma de los 1099, o un ingreso “real” que el solicitante dice tener pero que no declaró.

Ejemplos resueltos

Las cifras son ilustrativas. El criterio de “3 veces la renta” de los ejemplos es un supuesto, no una recomendación ni una regla legal (y en Colorado no se puede exigir más del doble de la renta; vea el ejemplo 5).

Ejemplo 1 — el promedio de dos años. Una diseñadora gráfica declaró una ganancia neta (línea 31) de $52,300 en el penúltimo año y de $58,900 en el último. La renta es de $1,550 y el criterio es 3 veces la renta: $4,650 al mes.

  • Promedio de dos años: ($52,300 + $58,900) ÷ 24 = $111,200 ÷ 24 = $4,633.33 al mes. Son 2.99 veces la renta: queda a $16.67 del criterio.
  • Solo el último año: $58,900 ÷ 12 = $4,908.33 al mes, es decir, 3.17 veces la renta.

Como el ingreso sube, usar solo el promedio la castiga por haber crecido. Por eso conviene que su criterio diga qué cifra usa: por ejemplo, “el promedio de dos años o el último año, lo que sea menor”. Con esa regla, la cifra es $4,633.33 y no cumple por poco; con una regla que acepte el último año si la tendencia sube, cumple. Las dos reglas son válidas si se escriben antes y se aplican a todos.

Ejemplo 2 — sumar la depreciación. Con las mismas cifras del ejemplo 1, la línea 13 muestra $3,600 de depreciación en cada año. Si su criterio escrito suma la depreciación de vuelta: ($111,200 + $7,200) ÷ 24 = $118,400 ÷ 24 = $4,933.33 al mes, o 3.18 veces la renta. La decisión cambia según una regla que usted escribió antes, no según quién es el solicitante.

Ejemplo 3 — un negocio que va a la baja. Un contratista de remodelaciones declaró $70,000 en el penúltimo año y $44,000 en el último. La renta es de $1,400.

  • Promedio: ($70,000 + $44,000) ÷ 24 = $4,750 al mes, o 3.39 veces la renta.
  • Último año: $44,000 ÷ 12 = $3,666.67 al mes, o 2.62 veces la renta.

El promedio parece holgado, pero el ingreso cayó 37%. Con la regla de “la cifra menor”, no cumple el criterio de 3 veces; antes de decidir, pida el estado de pérdidas y ganancias del año en curso y los estados de cuenta: si el año actual se recupera, eso cambia la lectura.

Ejemplo 4 — un chofer de aplicación. Un chofer recibió un 1099-K por $61,200 de pagos de una aplicación. En su Anexo C, después de gasolina, mantenimiento, seguro y la deducción por uso del vehículo, la ganancia neta es de $24,800. La renta es de $1,100.

  • Si alguien usara el 1099-K: $61,200 ÷ 12 = $5,100 al mes, 4.64 veces la renta. Es un error: es lo cobrado, no lo ganado.
  • Con la ganancia neta: $24,800 ÷ 12 = $2,066.67 al mes, 1.88 veces la renta.

La diferencia entre las dos cifras decide la solicitud. Calcule siempre sobre la ganancia neta.

Ejemplo 5 — Colorado. La renta es de $1,800 al mes, $21,600 al año. En Colorado, sin subsidio, el arrendador solo puede comprobar que el ingreso anual sea al menos el 200% de la renta anual: $43,200. Una fotógrafa independiente muestra una ganancia neta promedio de $46,000 al año: cumple, y el arrendador no puede exigirle más ni usar el monto de su ingreso para otro fin. La ley de Colorado define el “monto de ingresos” de forma que incluye los pagos recibidos como contratista independiente y todos los activos en efectivo (C.R.S. § 38-12-902(1)); si la cifra queda justa, consulte a un abogado sobre cómo sumar los ahorros.

¿Cómo verificar a quien trabaja por aplicaciones?

Choferes, repartidores, compradores por encargo y quienes ofrecen tareas o servicios por una plataforma son trabajadores por cuenta propia para efectos de impuestos. El IRS llama a esto la economía compartida o por encargo y explica que esos ingresos se declaran aunque no lleguen en un 1099 y aunque se paguen en efectivo o en moneda virtual (Centro tributario de la economía compartida del IRS).

  • Resúmenes de ganancias de cada aplicación: la mayoría de las plataformas ofrecen al trabajador un resumen anual y el historial semanal o mensual de pagos dentro de su cuenta. Pida los últimos 6 a 12 meses de cada aplicación en la que trabaja.
  • Depósitos que coincidan: los pagos de la plataforma deben aparecer en el banco, en fechas y montos que coincidan con el resumen.
  • La declaración del último año: es la que le dice cuánto queda después de gastos. En los trabajos con vehículo, los gastos pueden ser una parte grande de lo cobrado, como muestra el ejemplo 4.
  • Varias aplicaciones: es común trabajar en dos o tres a la vez. Sume la ganancia de todas, no solo la de la principal, y compruebe que el total tiene sentido con las horas que la persona dice trabajar.

Una captura de pantalla de la aplicación es fácil de editar. Si la usa, pida que el solicitante le muestre el resumen dentro de la aplicación en su presencia o que le entregue el documento descargado, y compárelo con los depósitos. Tenemos una guía más detallada sobre cómo verificar ingresos de la economía por aplicaciones (en inglés).

¿Y los servicios que verifican ingresos conectando la cuenta del banco?

Existen servicios que, con el permiso del solicitante, se conectan a su banco o a la plataforma y le entregan a usted un resumen de ingresos. Pueden ahorrar tiempo y son más difíciles de falsificar que un PDF. Antes de usarlos, lea la sección sobre la FCRA: si un tercero le entrega información sobre el solicitante para decidir, ese reporte puede estar sujeto a esa ley.

Casos especiales: negocio nuevo, año sin declarar, efectivo e ingresos mixtos

Un negocio con menos de dos años

Quien acaba de independizarse no tiene dos declaraciones del negocio. Opciones razonables, que conviene escribir en su criterio: aceptar una declaración y el estado de pérdidas y ganancias del año en curso; pedir más meses de estados de cuenta; tomar en cuenta que la persona trabajaba antes como empleada en el mismo oficio (con su W-2 anterior); y, si la cifra queda corta, ofrecer las alternativas de la sección ¿qué hacer si el ingreso queda cerca del límite?

Todavía no presentó la declaración del último año

Es normal a principios de año, y muchos trabajadores por cuenta propia piden una prórroga. Pida las dos últimas declaraciones presentadas, el estado de pérdidas y ganancias del año que falta y los estados de cuenta. Si el solicitante no ha presentado declaraciones de varios años, es una señal seria: no hay un ingreso documentado que usted pueda evaluar. Una carta de verificación de no declaración del IRS confirma que no hay una declaración procesada, pero no dice si la persona estaba obligada a presentarla.

Cobra en efectivo

El efectivo es ingreso legal y se declara igual. Lo que lo vuelve verificable es que aparezca en la declaración de impuestos y que se deposite con regularidad. Si el ingreso en efectivo no está en la declaración ni en el banco, no tiene cómo comprobarlo. No lo acuse de nada: aplique su criterio a los ingresos documentados y ofrezca las mismas alternativas que ofrece a todos.

Ingresos mixtos: un empleo y un negocio

Muchos solicitantes tienen un empleo con W-2 y un trabajo por su cuenta. Verifique cada parte por separado (el empleo con talones de pago y el empleador; el negocio con el Anexo C) y luego sume las cifras mensuales. Ingresos brutos del empleo más ganancia neta del negocio es la suma coherente.

Trabajo estacional

Un jardinero o un preparador de impuestos puede ganar la mayor parte del año en pocos meses. Eso es normal si el ingreso anual alcanza y la persona tiene ahorros para los meses flojos. Mire el año completo, no la temporada alta ni la baja, y compruebe en los estados de cuenta que hay un colchón.

¿Cómo confirmar que el negocio existe?

  • Registro de empresas del estado: casi todas las Secretarías de Estado tienen una búsqueda gratuita en línea de corporaciones y LLC. Confirme el nombre, el estado (activa o disuelta) y quiénes figuran como responsables.
  • Licencias: muchos oficios (contratistas, electricistas, estilistas, agentes de bienes raíces) necesitan una licencia estatal que se puede buscar en línea.
  • Presencia pública: un sitio web, reseñas o anuncios del negocio. No todos los negocios pequeños tienen presencia en internet, así que su ausencia no es por sí sola una prueba de nada.
  • El contador: si hay una carta de un contador público, busque su licencia en la junta de contabilidad del estado y llame a la oficina con un número que usted encontró, no con el de la carta.
  • Nuestro informe: incluye los vínculos del solicitante con empresas o LLC. Sirve para comparar el negocio que declara con los registros públicos, aunque no dice cuánto gana.

Cuando revise la identidad del solicitante al mismo tiempo, vea también nuestra guía sobre cómo verificar la identidad del inquilino.

Señales de alerta al revisar a un trabajador por cuenta propia

Ninguna, por sí sola, obliga a rechazar. Son motivos para hacer una pregunta, pedir un documento y anotar la respuesta.

  • Se niega a entregar declaraciones de impuestos, o solo tiene “una carta que escribí yo” como prueba de ingresos.
  • La declaración que entregó no coincide con la transcripción del IRS.
  • Los 1099 suman más que los ingresos brutos declarados en el Anexo C.
  • Los depósitos del negocio están muy lejos de los ingresos brutos declarados, en cualquier dirección.
  • Un estado de pérdidas y ganancias sin firma, con cifras redondas y sin respaldo en los depósitos.
  • El negocio no aparece en ningún registro ni tiene licencia en un oficio que la exige.
  • Un solo cliente representa casi todo el ingreso.
  • Ganancia neta cayendo de un año a otro, o un año en curso muy por debajo del anterior.
  • Sobregiros frecuentes y ningún ahorro.
  • Estados de cuenta con tipos de letra distintos, saldos que no cuadran o páginas faltantes.

Si sospecha de un documento, no acuse al solicitante: pida la confirmación en el origen, como lo haría con cualquier otro. Los mismos criterios para detectar talones falsos sirven para los estados de cuenta y las declaraciones; vea cómo detectar talones de pago falsos (en inglés).

¿Qué hacer si el ingreso queda cerca del límite?

Un ingreso variable que cumple el criterio en promedio pero con meses muy desiguales, o un negocio muy nuevo, no obliga a elegir entre rechazar o arriesgarse. Si su criterio escrito lo prevé para cualquier solicitante con el mismo riesgo (asalariado o no), puede ofrecer:

  • Un fiador o garante que cumpla su propio criterio de ingresos, verificado con los mismos documentos.
  • Ahorros comprobados que cubran cierto número de meses de renta, definido por escrito.
  • Un depósito de seguridad mayor, solo dentro del máximo que permita su estado.
  • Más documentos: contratos vigentes, una carta del contador o más meses de estados de cuenta.

No imponga un depósito mayor ni un fiador a los trabajadores por cuenta propia como grupo: átelo a factores de riesgo escritos (ingreso por debajo de cierto umbral, negocio de menos de cierto tiempo) que se apliquen igual a todos. Y recuerde que, si esa condición más exigente se basa en parte en un informe de los consumidores, cuenta como acción adversa (vea la sección sobre la FCRA).

Leyes que debe tener en cuenta

Vivienda justa: el mismo criterio para todos

La Ley de Vivienda Justa federal prohíbe discriminar por raza, color, religión, sexo, discapacidad, estado familiar u origen nacional (42 U.S.C. § 3604). Trabajar por cuenta propia no es una categoría protegida por esa ley, así que usted puede pedir documentos distintos a un trabajador independiente. El riesgo está en otra parte: aplicar un criterio más duro solo a ciertos solicitantes, o tratar de forma distinta a personas que están en la misma situación, puede terminar en un reclamo de discriminación. La defensa es un criterio escrito, igual para todos, y un expediente que muestre cómo se aplicó.

Leyes de fuente de ingresos

Muchos estados y ciudades protegen la fuente de ingresos legal del solicitante. En esos lugares, usted puede verificar que el ingreso sea real, legal y suficiente, pero no debe rechazar ni exigir más a alguien por el tipo de ingreso que tiene. Tenemos una tabla de leyes estatales, revisada contra el texto oficial, en nuestra guía de comprobante de ingresos, y más reglas en leyes de verificación de inquilinos.

Colorado: solo el 200% de la renta

Colorado es el caso más estricto para los ingresos. Si el arrendador usa información financiera para evaluar una solicitud sin subsidio, no puede considerar ni preguntar el monto de los ingresos del solicitante, salvo para comprobar que el ingreso anual es al menos el 200% de la renta anual, y no puede exigir más que eso; con un subsidio de vivienda, el 200% se calcula sobre la parte de la renta que paga el inquilino (C.R.S. § 38-12-904(1)(c) y (d)). La definición de “monto de ingresos” incluye expresamente los pagos recibidos como contratista independiente y todos los activos en efectivo del solicitante (§ 38-12-902(1)). En Colorado, por tanto, verifique los documentos solo para comprobar ese 200%, y no aplique allí la regla de 3 veces la renta.

Nueva Jersey y los vales de vivienda

Si el trabajador por cuenta propia tiene además un vale de vivienda, en Nueva Jersey cualquier requisito de ingreso mínimo debe basarse solo en la parte de la renta que pagará el inquilino, y en California y Washington hay reglas parecidas para los subsidios. Lo explicamos con ejemplos en la regla de 3 veces la renta y en relación deuda-ingreso.

¿Cuándo se aplica la FCRA a la verificación de ingresos?

Cuando usted mismo revisa las declaraciones, las transcripciones y los estados de cuenta que el solicitante le entrega, está verificando directamente, sin un informe de terceros. Si en cambio contrata a un tercero para que le entregue datos de ingresos o de empleo sobre el solicitante (por ejemplo, un servicio que se conecta a su banco o a su nómina), ese reporte puede ser un informe de los consumidores bajo la Ley de Informe Justo de Crédito (FCRA). Pregunte al proveedor si actúa como agencia de informes de los consumidores.

Para obtener un informe de los consumidores sobre un solicitante de vivienda, usted necesita un propósito permitido, que existe cuando el consumidor inició la transacción, como al llenar una solicitud (15 U.S.C. § 1681b(a)(3)(F)(i)). Y si la decisión es desfavorable y se basó aunque sea en parte en un informe de los consumidores, debe enviar un aviso de acción adversa (15 U.S.C. § 1681m). Eso incluye aprobar con un fiador o un depósito mayor. Puede usar nuestra carta de acción adversa gratuita.

Si el solicitante no alcanzó su criterio de ingresos pero en la decisión también influyeron el crédito, los desalojos o los antecedentes de un informe, envíe el aviso igual.

Cómo escribir su criterio para trabajadores por cuenta propia

Un criterio útil dice qué documentos pide, qué cifra usa y qué pasa en cada resultado. Por ejemplo:

Ejemplo de criterio: “Los solicitantes que trabajan por cuenta propia entregan las declaraciones de impuestos federales de los dos últimos años con todos sus anexos, la transcripción de la declaración del IRS de esos años, los formularios 1099 recibidos y los estados de cuenta de los últimos seis meses. El ingreso mensual es la ganancia neta (Anexo C, línea 31, o su parte del Anexo K-1 más su salario) promediada en dos años, o la del último año si es menor. Si el negocio tiene menos de dos años, usamos la declaración disponible y el estado de pérdidas y ganancias del año en curso. Si el ingreso no alcanza el criterio, ofrecemos a cualquier solicitante la opción de un fiador que lo cumpla.”

Las cifras y los plazos son solo un ejemplo: usted decide los suyos, dentro de la ley de su estado y de su ciudad.

Proteja los documentos

Una declaración de impuestos contiene casi todo lo que un ladrón de identidad necesita. Pida solo lo que su criterio usa, reciba los archivos por un medio seguro, guárdelos con acceso limitado y permita tachar los datos que no necesita. Cuando deseche información que proviene de un informe de los consumidores, hágalo de forma segura, como exige la Regla de Eliminación de la FTC (16 C.F.R. § 682.3).

¿Qué aporta nuestro informe y qué verifica usted?

La verificación de ingresos la hace usted, con los documentos de esta guía. Nuestro informe de verificación de inquilinos no incluye verificación de ingresos, ni referencias de arrendadores, ni un historial de renta verificado con arrendadores anteriores.

Lo que sí incluye: un informe de crédito con puntaje FICO (datos de TransUnion, Experian y Equifax), mediante una consulta suave que no baja el puntaje del solicitante; antecedentes penales; registros públicos (bancarrotas, fallos civiles, gravámenes fiscales federales y estatales, gravámenes por sentencia, desalojos y disputas entre arrendador e inquilino); registro de delincuentes sexuales; verificación del número de Seguro Social; historial de domicilios y miembros del hogar; el historial de empleo cuando está disponible (no aparece en todos los informes); propiedad de bienes raíces, registros del DMV y vínculos con empresas o LLC; parientes y asociados conocidos; y una búsqueda en la lista de sanciones de la OFAC. Cada informe lo revisa un investigador antes de la entrega, y los resultados llegan el mismo día.

Para un trabajador por cuenta propia, dos partes son útiles junto a sus documentos: los vínculos con empresas o LLC, para comparar el negocio que declara con los registros públicos, y el informe de crédito, que muestra sus deudas (aunque no sus ingresos). Si hay gravámenes fiscales en los registros públicos, pregunte por ellos: una deuda de impuestos puede afectar su flujo de dinero.

Para el informe que incluye crédito, se requiere la autorización firmada del solicitante. El informe solo de antecedentes, sin crédito, no necesita firma. El informe lo puede pagar usted o el propio solicitante.

Preguntas frecuentes sobre los ingresos de trabajadores por cuenta propia

¿Qué documentos debe presentar un trabajador independiente para rentar?

Lo habitual son las declaraciones de impuestos federales de los dos últimos años con todos sus anexos (sobre todo el Anexo C o el K-1), una transcripción del IRS, los formularios 1099, de 3 a 12 meses de estados de cuenta y un estado de pérdidas y ganancias del año en curso. Pida el mismo paquete a todos los solicitantes que trabajan por su cuenta.

¿Cómo comprueba un arrendador los ingresos si el solicitante no tiene talones de pago?

Con la declaración de impuestos confirmada por una transcripción del IRS, los formularios 1099 y los estados de cuenta, comparando unos con otros. Los depósitos del negocio deben parecerse a los ingresos brutos declarados y el ingreso que se usa para decidir es la ganancia neta.

¿Qué cifra de la declaración uso como ingreso?

La ganancia neta de la línea 31 del Anexo C (o, en una sociedad o corporación S, la parte del Anexo K-1 más el salario del dueño), promediada en dos años. Si el último año es más bajo, una regla prudente es usar la cifra menor. No use los ingresos brutos ni la suma de los 1099, que son montos antes de gastos.

¿Puedo pedir la transcripción de impuestos directamente al IRS?

En general, no. Desde julio de 2019 el IRS envía las transcripciones por correo solo a la dirección registrada del contribuyente, y el servicio IVES con el Formulario 4506-C es para prestamistas y otros participantes del programa. Pida al solicitante que descargue su transcripción en su cuenta en línea del IRS o que la pida por correo y se la entregue.

¿Cuántos años cubre una transcripción del IRS?

Según el IRS, la transcripción de la declaración cubre el año actual y los tres anteriores; la de salarios e ingresos, el año actual y los nueve anteriores, pero solo muestra los formularios informativos presentados ante el IRS; y la de la cuenta tributaria, en general el año actual y los nueve anteriores en la cuenta en línea.

¿Un 1099 sirve como comprobante de ingresos?

Solo como una parte. El 1099 muestra lo que un cliente o una plataforma le pagó, antes de gastos. Úselo para confirmar de dónde viene el dinero y compárelo con la declaración y los depósitos, pero calcule el ingreso sobre la ganancia neta.

¿Qué hago si el negocio tiene menos de dos años?

Use la declaración disponible, el estado de pérdidas y ganancias del año en curso, más meses de estados de cuenta y, si la persona trabajó antes como empleada en el mismo oficio, su W-2 anterior. Si la cifra queda corta, ofrezca las alternativas de su criterio escrito, como un fiador, igual que a cualquier otro solicitante.

¿Puedo exigir más ingresos a un trabajador por cuenta propia?

No es buena práctica. Aplique el mismo criterio de ingresos a todos y cambie solo los documentos. Si quiere condiciones extra, átelas a factores de riesgo escritos que se apliquen a cualquier solicitante. En Colorado, además, no puede exigir un ingreso anual mayor que el 200% de la renta anual.

¿Su informe verifica los ingresos del trabajador independiente?

No. Nuestro informe no incluye verificación de ingresos, referencias de arrendadores ni historial de renta verificado; los ingresos los verifica usted. Incluye crédito con puntaje FICO (consulta suave), antecedentes penales, bancarrotas, fallos civiles, gravámenes, desalojos, registro de delincuentes sexuales, verificación del número de Seguro Social, vínculos con empresas o LLC y el historial de empleo cuando está disponible. El informe se entrega en inglés.

Verifique crédito, desalojos y antecedentes →

Consulta suave • Revisado por un investigador • Resultados el mismo día

El informe de verificación se entrega en inglés.

Vea un informe de muestra → · Precios

Fuentes

Esta guía ofrece información general para arrendadores y no es asesoría legal, tributaria ni financiera. Los formularios y las reglas del IRS cambian de un año a otro, y las leyes estatales y locales sobre ingresos y fuente de ingresos varían; consulte con un abogado de su estado antes de aplicar una política de selección.