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Background check para inquilinos: cómo hacerlo paso a paso

Cómo verificar a un solicitante de renta en Estados Unidos con un servicio de verificación: qué necesita antes de ordenar, cuándo se requiere la firma del solicitante, qué trae el informe y qué no, cómo leerlo, qué verifica usted mismo y qué aviso debe enviar si rechaza o pone condiciones.

¿Qué es un background check para inquilinos?

En el mundo de las rentas en Estados Unidos, “background check” es el nombre corriente de la verificación de antecedentes de un solicitante: un informe que reúne su crédito, sus registros judiciales (desalojos, fallos civiles, bancarrotas), sus antecedentes penales y otros datos públicos, para que el arrendador decida si le renta la vivienda.

Para la ley federal, ese informe es un informe del consumidor, y la empresa que lo prepara es una agencia de informes de los consumidores. La Comisión Federal de Comercio (FTC) lo dice sin rodeos en su guía para arrendadores: los informes de crédito, los informes de empresas de verificación de inquilinos y los informes de antecedentes penales que se usan para rentar están cubiertos por la Ley de Informe Justo de Crédito (FCRA). Eso tiene tres consecuencias prácticas para usted:

• solo puede pedir el informe con un propósito permisible, y debe certificar a la agencia que lo usará solo para la vivienda;
• si el informe influye en una decisión desfavorable, debe dar un aviso de acción adversa; y
• cuando ya no lo necesite, debe desecharlo de forma segura.

Un informe no es lo mismo que una búsqueda gratis en internet. Los sitios de “personas” no son agencias de informes para la vivienda, y la FTC ha sancionado a sitios de ese tipo por venderlos para seleccionar inquilinos sin cumplir la FCRA. Lo explicamos en verificación de inquilinos gratis: qué obtiene realmente.

¿Qué necesita antes de ordenar el informe?

El informe es el paso más visible, pero no es el primero. Antes de ordenarlo, tenga listas cuatro cosas:

1. Criterios de selección por escrito. Qué ingreso mínimo pide, qué hace con un crédito sin puntaje, qué desalojos y qué antecedentes considera y durante cuántos años, cuántas personas pueden vivir en la vivienda. Los mismos criterios para todos. Si no los tiene, empiece por la guía para arrendadores primerizos.
2. Una solicitud de renta completa de cada adulto que vivirá en la vivienda. Puede usar nuestra solicitud de renta o la solicitud en línea para arrendadores.
3. Las reglas de su estado y su ciudad: límites a la cuota de solicitud, avisos previos, momentos en que puede revisar antecedentes penales. Vea las leyes de verificación de inquilinos por estado.
4. Un servicio de verificación que sea una agencia de informes de los consumidores y le entregue un informe completo del solicitante correcto. Vea cómo elegir un servicio de verificación.

La preselección (una llamada breve para confirmar fechas, renta, número de ocupantes y mascotas) ahorra dinero a los dos, siempre que haga las mismas preguntas a todos. Vea preselección de inquilinos y preguntas para un posible inquilino.

Los 9 pasos, en orden

1. Publique sus criterios en el anuncio o entréguelos con la solicitud. Si cobra una cuota de solicitud, confirme el límite de su estado antes de cobrarla (vea cuota de solicitud: límites por estado).
2. Reciba una solicitud completa y firmada de cada adulto. Revise que no falten domicilios, empleos ni fechas.
3. Obtenga la autorización firmada del solicitante si el informe incluye crédito. En nuestro servicio, el solicitante puede firmarla en línea con firma electrónica dentro del pedido, o usted puede subir una solicitud o un formulario firmado que incluya la autorización para consultar el crédito.
4. Elija el informe y ordénelo. Con crédito, para la mayoría de los casos; solo de antecedentes, cuando no necesita el crédito o ya tiene un informe de crédito completo y verificado. Puede pagar usted o el solicitante. Vea opciones para arrendadores.
5. Confirme que el informe es de la persona correcta antes de leer lo demás: nombre completo, fecha de nacimiento, número de Seguro Social y domicilios deben coincidir con la solicitud.
6. Lea cada sección contra sus criterios: crédito, desalojos, fallos civiles y bancarrotas, antecedentes penales, registro de delincuentes sexuales, domicilios.
7. Verifique usted mismo lo que el informe no verifica: ingresos, empleo actual y referencias de arrendadores anteriores.
8. Decida y documente la razón con sus criterios escritos: aprobar, aprobar con condiciones o rechazar.
9. Si el informe influyó en un rechazo o en una condición (depósito mayor, fiador, renta más alta), envíe el aviso de acción adversa. Después, guarde el expediente de forma segura y deseche el informe de forma segura cuando ya no lo necesite.

¿Necesita el permiso del solicitante?

Hay dos preguntas distintas que muchas páginas mezclan: qué le da derecho a pedir el informe y qué exige el servicio para entregarle un informe de crédito.

Qué le da derecho a pedir el informe

La FCRA permite entregar un informe del consumidor a quien tiene “una necesidad comercial legítima” de la información “en relación con una transacción comercial iniciada por el consumidor” (15 U.S.C. § 1681b(a)(3)(F)(i)). Cuando una persona le presenta una solicitud para rentar su vivienda, esa transacción la inició ella. La FTC lo resume así: el arrendador puede obtener informes de los solicitantes y de los inquilinos que piden rentar o renovar, y también puede obtener un permiso por escrito del solicitante para demostrar que tiene un propósito permisible. Antes de recibir el informe, usted certifica a la agencia que lo usará solo para la vivienda (§ 1681e(a)). Lo explicamos a fondo en propósito permisible: cuándo puede pedir un reporte.

Una aclaración que evita confusiones: la regla de la FCRA sobre una autorización por escrito en un documento aparte (§ 1681b(b)(2)) es la de los informes para empleo. Algunos estados tienen reglas propias para la vivienda: Nueva York exige avisar al solicitante antes de pedir el informe (Gen. Bus. Law § 380-b(b)) y Vermont exige el consentimiento del consumidor para obtener su informe de crédito (9 V.S.A. § 2480e).

Qué exige nuestro servicio

Para el informe que incluye crédito, se requiere la autorización firmada del solicitante. El informe solo de antecedentes, sin crédito, no necesita firma. Si también consulta el crédito de un fiador, se requiere la autorización firmada del fiador; la firma del solicitante no lo cubre.

En la práctica, la firma le sirve a usted de tres maneras: documenta el propósito permisible, evita que alguien diga que no sabía que se consultaría su crédito y le da la oportunidad de explicar algo del informe antes de que usted decida.

¿Qué datos debe pedirle al solicitante?

El informe es tan bueno como los datos con que se busca. Pida, a cada adulto:

Pida lo mismo a todos y solo lo que va a usar. Hay datos que no debe pedir para decidir: en California, por ejemplo, el arrendador no puede preguntar por el estatus migratorio ni exigir que el solicitante lo declare, aunque sí puede pedir información o documentos para verificar la identidad y la capacidad de pago (Código Civil § 1940.3). Proteja los números de Seguro Social que reciba: no los mande por mensaje de texto ni los deje en papeles a la vista.

¿Qué incluye nuestro informe?

No todos los servicios incluyen lo mismo. Esto es lo que trae nuestro informe de verificación de inquilinos, sección por sección:

Cada informe lo revisa un investigador antes de la entrega, y los resultados llegan el mismo día, por correo electrónico. El informe se entrega en inglés; en el informe de muestra puede ver dónde aparece cada sección.

Lo que el informe no incluye: verificación de ingresos, referencias de arrendadores ni un historial de renta verificado con arrendadores anteriores. Tampoco evalúa mascotas. Esas partes las hace usted (vea la sección siguiente).

Dos advertencias sobre los datos de “parientes y asociados” y “miembros del hogar”: no son solicitantes y no deben pesar en su decisión. Usarlos para sacar conclusiones sobre la familia, el origen o la religión de alguien puede violar la Ley de Vivienda Justa (42 U.S.C. § 3604). Y una coincidencia en la lista de la OFAC solo por el nombre no es una confirmación: compare la fecha de nacimiento y los demás datos.

¿Cómo se lee el informe?

Lea en este orden, con su lista de criterios al lado:

1. Identidad. ¿Coinciden nombre, fecha de nacimiento, número y domicilios? Si un registro coincide solo por el nombre, no lo use hasta aclararlo: los registros de otra persona son uno de los errores más comunes de los informes, según la propia FTC.
2. Desalojos y registros civiles. Mire la fecha, el resultado (sentencia, desestimación, acuerdo) y el monto. Una demanda no es una sentencia. Vea cuántos años atrás revisar desalojos y antecedentes.
3. Crédito. Más que el puntaje, el patrón: pagos atrasados recientes, cobranzas, deudas grandes frente al ingreso. Un informe sin puntaje es falta de datos, no mal crédito. Vea cuentas en cobranza y relación deuda-ingreso.
4. Antecedentes penales. Tipo de delito, fecha, resultado (condena o no) y relación con la seguridad de las personas o de la propiedad, siempre dentro de lo que permite su ley local.
5. Coherencia. ¿Los domicilios y empleadores del informe se parecen a los de la solicitud? Una diferencia no es fraude, pero sí una pregunta.

La guía completa, con cada sección del informe explicada, está en qué buscar en un reporte de verificación. Si algo le parece un error, el solicitante puede disputarlo con la agencia, que en general debe investigar dentro de los 30 días (15 U.S.C. § 1681i(a)(1)).

Lo que el informe no hace: ingresos, empleo y arrendadores

Muchas páginas y hasta resúmenes automáticos de buscadores dicen que un background check “incluye la verificación de ingresos”. El nuestro no, y la mayoría de los informes tampoco. Estas tres verificaciones son suyas:

• Ingresos. Talones de pago, formularios W-2 o 1099, estados de cuenta o cartas de beneficios, confirmados con la fuente. Vea comprobante de ingresos para rentar y la regla de 3 veces la renta (en Colorado, la ley no permite exigir un ingreso mayor que el doble de la renta).
• Empleo actual. Llame a la empresa por un número que usted encontró, no por el que aparece en la carta. Vea carta de oferta de empleo como prueba de ingresos.
• Arrendadores anteriores. Pregunte por pagos, daños, avisos y si le rentaría otra vez, con las mismas preguntas para todos. Vea cómo verificar el historial de renta.

Documentos falsos hechos con inteligencia artificial son hoy comunes; trate cada documento como una afirmación hasta confirmarlo. Vea fraude con inteligencia artificial y documentos falsos.

¿Cuántos años atrás muestra el informe?

La FCRA fija límites a lo que una agencia puede incluir (15 U.S.C. § 1681c(a)):

Algunos estados son más estrictos. En Colorado, por ejemplo, el arrendador no puede considerar historial de crédito ni de renta de más de siete años antes de la solicitud, ni arrestos, ni la mayoría de las condenas de más de cinco años (C.R.S. § 38-12-904(1)(a) y (b)), aunque el informe los muestre. Vea cuántos años atrás revisar y delitos menores y rentar.

Antecedentes penales y vivienda justa

La Ley de Vivienda Justa prohíbe discriminar por raza, color, religión, sexo, discapacidad, estado familiar y origen nacional (42 U.S.C. § 3604). Tener antecedentes penales no es una clase protegida, pero la FTC advierte en su guía para arrendadores que una política general de no rentar a nadie con antecedentes penales puede violar la Ley de Vivienda Justa. La guía de HUD de 2016 sobre antecedentes penales fue retirada en 2025, pero la regla de efecto discriminatorio (24 C.F.R. § 100.500) sigue vigente mientras HUD no la modifique. Lo más prudente:

• escriba qué condenas considera, de qué tipo y de hace cuántos años;
• no rechace por un arresto sin condena;
• mire la naturaleza, la gravedad y la fecha, y dé al solicitante la oportunidad de explicar; y
• respete las leyes de su estado y su ciudad, que pueden fijar cuándo y qué puede revisar.

Vea leyes de oportunidad justa en la vivienda y delitos menores y rentar.

¿Qué debe hacer si rechaza o pone condiciones?

Si toma una acción adversa basada total o parcialmente en el informe, la FCRA le exige avisar al solicitante (15 U.S.C. § 1681m(a)). La FTC da como ejemplos de acción adversa rechazar la solicitud, exigir un fiador, exigir un depósito que no pediría a otro solicitante o uno mayor, y cobrar una renta más alta. El aviso es obligatorio aunque el informe haya pesado solo una pequeña parte en la decisión.

El aviso puede darse por escrito, de forma electrónica o de palabra, pero por escrito le sirve de prueba. Debe incluir:

• que se tomó una acción adversa;
• el nombre, la dirección y el teléfono de la agencia que le dio el informe;
• que la agencia no tomó la decisión y no puede explicar las razones; y
• el derecho del solicitante a pedir a la agencia una copia gratuita de su informe dentro de los 60 días y a disputar la información incompleta o inexacta.

Si usó un puntaje de crédito en la decisión, el aviso también debe incluir el puntaje, quién lo generó, su rango, la fecha y los factores clave que lo afectaron, por escrito o de forma electrónica (§ 1681m(a)(2)). La FCRA no le exige explicar sus razones al solicitante; algunas leyes locales sí. En Colorado, por ejemplo, el rechazo debe comunicarse por escrito con las razones, una copia del informe y el derecho a disputarlo (C.R.S. § 38-12-904(2)). Tiene un modelo en nuestra carta de acción adversa, y el caso de las condiciones está en aprobación condicional con depósito o fiador. Las consecuencias de no cumplir están en multas y demandas por violar la FCRA.

¿Quién paga el informe?

Puede pagar usted o el propio solicitante. En nuestro servicio, el solicitante puede ordenar y pagar su informe y agregar el correo electrónico del arrendador para que le llegue a usted también, sin cuotas mensuales. Si cobra una cuota de solicitud, tenga en cuenta que varios estados limitan el monto, exigen un recibo o devolver lo que no gastó, y otros la prohíben. Vea cuota de solicitud: límites por estado y nuestros precios.

Solicitantes con ITIN o sin número de Seguro Social

Muchos solicitantes tienen un ITIN, el número de identificación que da el IRS para fines de impuestos, en lugar de un número de Seguro Social. Podemos hacer nuestro informe con un ITIN; el historial de crédito puede ser limitado o escaso, así que tenga lista una alternativa escrita para quien no tiene historial de crédito (por ejemplo, un fiador o más meses de ingresos comprobados), y ofrézcala igual a todos.

El informe solo de antecedentes se puede buscar con el nombre y un domicilio actual o anterior, aunque la fecha de nacimiento y el número dan resultados más confiables. Si el solicitante no tiene ni número de Seguro Social ni ITIN, escríbanos antes de ordenar. Le responderemos el mismo día. Recuerde que el ITIN no sirve como identificación: la identidad se confirma con un documento con foto.

Varios adultos, parejas y fiadores

• Cada adulto, su propio informe. Los compañeros de cuarto y las parejas que firmarán el contrato se verifican uno por uno, cada uno con su autorización para el crédito. Vea varios solicitantes y compañeros de cuarto.
• El fiador. Se evalúa como un solicitante, con su propia autorización firmada para el crédito. Si rechaza al fiador por su informe, el fiador recibe su propio aviso de acción adversa. Vea estudiantes como inquilinos: fiadores y verificación.
• Mismos criterios para el hogar. Decida con anticipación si suma los ingresos de los cosolicitantes y aplíquelo a todos los hogares.

Mitos frecuentes

Ejemplos de principio a fin

Lista de verificación

La regla federal de eliminación pide tomar medidas razonables al desechar la información, por ejemplo quemar, triturar o pulverizar el papel y borrar los archivos electrónicos de modo que no se puedan leer ni reconstruir (16 C.F.R. § 682.3). Cuánto tiempo conservar el expediente depende de sus riesgos y de la ley de su estado; consúltelo con un abogado.

Nuestro informe

Para el informe que incluye crédito, se requiere la autorización firmada del solicitante. El informe solo de antecedentes, sin crédito, no necesita firma. El informe lo puede pagar usted o el propio solicitante.

Nuestra verificación de inquilinos incluye un informe de crédito con puntaje FICO (datos de TransUnion, Experian y Equifax), por consulta suave: no baja el puntaje del solicitante. Incluye además la verificación del número de Seguro Social; antecedentes penales; registros públicos (bancarrotas, fallos civiles, gravámenes fiscales federales y estatales, gravámenes por sentencia, desalojos y disputas entre arrendador e inquilino); registro de delincuentes sexuales; historial de domicilios y miembros del hogar; el historial de empleo cuando está disponible (no aparece en todos los informes); propiedad de bienes raíces, registros del DMV y vínculos con empresas o LLC; parientes y asociados conocidos; y una búsqueda en la lista de sanciones de la OFAC. Cada informe lo revisa un investigador antes de la entrega, y los resultados llegan el mismo día.

Lo que el informe no incluye: verificación de ingresos, referencias de arrendadores ni un historial de renta verificado con arrendadores anteriores. Esas verificaciones las hace usted, y la decisión es suya. Para saber qué esperar en tiempos, vea cuánto tarda la verificación y cómo funciona.

Fuentes

• FCRA: 15 U.S.C. § 1681b; § 1681c; § 1681e; § 1681i; § 1681m.
• FTC: guía para arrendadores sobre informes del consumidor (julio de 2023); las verificaciones de antecedentes de los inquilinos y sus derechos; 16 C.F.R. § 682.3.
• Vivienda justa: 42 U.S.C. § 3604; 24 C.F.R. § 100.500.
• Estados: N.Y. Gen. Bus. Law § 380-b; 9 V.S.A. § 2480e; California Código Civil § 1940.3; Colorado C.R.S. § 38-12-904 (Estatutos Revisados de Colorado, 2026).

Esta guía ofrece información general para arrendadores y no es asesoría legal. Comprobamos cada regla con el texto de la ley o de la agencia en septiembre de 2026, pero las leyes estatales y locales cambian. Antes de fijar sus criterios o de rechazar a un solicitante, confirme la ley de su estado y de su ciudad y consulte a un abogado.